Teenust osutava ettevõtte raamatupidamine: projektid, kulud ja arved samas protsessis

Teenusettevõttes ei piisa ainult tulude ja kulude kirjendamisest. Iga projekt on omaette majandusüksus, millel on oma tulud, kulud ja kasumlikkus. Kui raamatupidamine on projektipõhisest tööst lahus, tekib olukord, kus ettevõtte üldine kasum näib korras, kuid tegelikult ei tea sa, millised projektid teenivad ja millised mitte. See artikkel selgitab, kuidas viia projektid, kulud ja arved ühtsesse protsessi, et raamatupidamine toetaks juhtimist, mitte ei oleks ainult kohustuslik aruandlus.

Projektipõhine mõtlemine raamatupidamises

Projekt on ajaliselt piiratud töö, millel on algus ja lõpp. Teenusettevõttes võib projekt olla kliendileping, arendusprojekt, konsultatsioon või kampaania. Iga projekti kohta tuleks raamatupidamises luua eraldi mõõde ehk projektitähis. See võimaldab hiljem vaadata tulusid ja kulusid projekti kaupa.

Projektipõhine raamatupidamine algab sellest, et iga müügiarve ja ostuarve seotakse projektiga. Kui arvel on mitu rida, saab iga rea siduda erineva projektiga. Nii tekib projektikaupa tulude ja kulude koond.

Näide: Konsultatsioonifirma teeb kliendile kolm erinevat projekti: turu-uuring, koolitus ja järelnõustamine. Kui kõik arved ja kulud on seotud õige projektiga, näeb ettevõtja iga projekti kasumlikkust eraldi. Ilma selleta võib tunduda, et koolitus oli tulus, kuigi tegelikult kattis turu-uuringu kahjumit.

Projektipõhine lähenemine aitab ka eelarvet pidada. Kui projektile on määratud eelarve, saab raamatupidamisest jälgida, kas tegelikud kulud ületavad plaanitut.

Kulude jaotus projektidele

Kulude jaotus on teenusettevõttes sageli keerulisem kui kaubanduses, sest puudub füüsiline toode, mille külge kulu kinnitada. Siiski saab enamiku kuludest projektidele jaotada.

Otsesed kulud on need, mis on seotud konkreetse projektiga. Näiteks projektis osaleva töötaja töötasu, projektis kasutatud materjalid, projektiga seotud reisikulud. Need tuleks kanda otse projektile.

Kaudsed kulud on ühised, näiteks kontori rent, raamatupidamisteenus, tarkvaralitsentsid. Neid saab jaotada projektidele proportsionaalselt, näiteks töötundide või müügitulu alusel. Jaotamine ei ole kohustuslik, kuid annab täpsema pildi projektide kasumlikkusest.

Praktiline soovitus: alusta otseste kulude sidumisest projektidega. Kui see toimib, lisa järk-järgult kaudsete kulude jaotamine. Ära ürita kohe täiuslikku süsteemi luua, sest see võib raamatupidamise üle koormata.

Näide: IT-teenust pakkuv ettevõte ostab arendusprojekti jaoks serveri. Serveri soetusmaksumus kantakse projekti otseseks kuluks. Kontori internetiühenduse kulu on ühine ja jaotatakse kõikide projektide vahel vastavalt arendajate töötundidele.

Kulude jaotamisel tuleb arvestada, et mitte kõik kulud ei ole projektidele jaotatavad. Ettevõtte juhtimisega seotud kulud võivad jääda üldkuludeks. Oluline on järjepidevus: kui oled valinud jaotamise aluse, kasuta seda järjepidevalt.

Arvete koostamine ja sidumine projektidega

Arve on müügiprotsessi lõpp ja raamatupidamise algus. Teenusettevõttes tuleks arve koostada nii, et see oleks seotud projektiga. See tähendab, et arvel on viide projektile või arve read on projektipõhised.

Kui arve on seotud projektiga, tekib automaatselt projektitulu. See võimaldab jälgida, kui palju on projektist teenitud ja kas see katab kulud.

Arve koostamisel on oluline arvestada järgmist:

• Arve kuupäev ja tähtaeg peavad olema selged.
• Arve peab sisaldama viidet lepingule või projektile.
• Kui arve esitatakse osade kaupa, tuleb märkida, millise projekti osa eest arve esitatakse.
• Kui arve esitatakse mitme projekti eest, tuleks read eraldi välja tuua.

Näide: Disainiagentuur esitab arve kolme projekti eest: logo, veebileht ja trükised. Arvel on kolm rida, iga rida eraldi projektiga. Nii saab raamatupidamises iga projekti tulu eraldi kirjendada.

Arvete sidumine projektidega aitab ka maksete jälgimisel. Kui klient maksab arve osaliselt, saab makse siduda konkreetse projektiga. See on eriti oluline, kui ühel kliendil on mitu projekti.

E-residentide puhul on oluline, et arved vastaksid nii Eesti kui ka kliendi riigi nõuetele. Projektipõhine lähenemine aitab hoida arved korrastatud ka siis, kui kliente on paljudes riikides.

Tööaja ja projektide jälgimine

Teenusettevõttes on aeg sageli suurim kulu. Seetõttu on oluline jälgida, kui palju aega kulub igale projektile. Tööaja jälgimine annab aluse nii kulude jaotamiseks kui ka tuleviku hinnastamiseks.

Tööaja jälgimine võib toimuda käsitsi või tarkvara abil. Oluline on, et iga töötaja märgiks, millisele projektile ta aega kulutas. See info jõuab raamatupidamisse ja seda saab kasutada palgakulu jaotamisel.

Näide: Programmeerija töötab nädalas 40 tundi, millest 30 tundi on projekt A ja 10 tundi projekt B. Tema palgakulu jaotatakse proportsionaalselt: 75% projektile A ja 25% projektile B.

Tööaja jälgimine aitab ka hinnastada. Kui projektile kulub oodatust rohkem aega, saab seda järgmistes projektides arvestada. Ilma tööaja jälgimiseta on hinnastamine sageli oletuslik.

Kasvavale ettevõttele on tööaja jälgimine eriti oluline, sest see aitab otsustada, milliseid projekte võtta ja milliseid mitte. Kui projektide kasumlikkus on teada, saab ressursse suunata tulusamatele projektidele.

Aruandlus ja kasumlikkuse analüüs

Kui projektid, kulud ja arved on ühtses süsteemis, saab koostada projektipõhiseid aruandeid. Need näitavad iga projekti tulusid, kulusid ja kasumit. See on juhtimise seisukohalt kõige olulisem väljund.

Projektipõhine kasumiaruanne võib sisaldada järgmisi ridu:

• Projektitulu
• Otsesed kulud (materjalid, töötasud, reisikulud)
• Kaudsete kulude osa
• Projekti kasum
• Kasumimarginaal

Neid andmeid saab võrrelda eelarvega ja varasemate perioodidega. Nii näeb ettevõtja, millised projektid on kasumlikud ja millised mitte.

Näide: Ettevõte on teinud kolm projekti. Projekt A tulu 10 000, kulud 7 000, kasum 3 000. Projekt B tulu 5 000, kulud 6 000, kahjum 1 000. Projekt C tulu 8 000, kulud 4 000, kasum 4 000. Kokku kasum 6 000. Ilma projektipõhise aruandluseta võiks arvata, et kõik on hästi, kuid projekt B kahjum viitab vajadusele hinnastamist muuta või projektist loobuda.

Aruandlus ei pea olema igakuine. Piisab, kui seda teha kord kvartalis või suuremate projektide lõppedes. Oluline on, et aruandlus oleks järjepidev ja usaldusväärne.

Raamatupidamistarkvara, näiteks arvekram.com, võib aidata projektid, kulud ja arved ühte süsteemi koondada, kuid põhimõtted kehtivad sõltumata tarkvarast.

Kokkuvõte

Teenust osutava ettevõtte raamatupidamine on kõige tõhusam, kui projektid, kulud ja arved on ühtses protsessis. See tähendab, et iga projekt on eraldi mõõde, kulud on jaotatud projektidele ja arved on seotud projektidega. Nii saab ettevõtja teada, millised projektid on kasumlikud ja millised mitte.

Praktiline ülesehitus algab lihtsatest sammudest: määra projektid, seo arved ja otsesed kulud projektidega, jälgi tööaega. Seejärel lisa kaudsete kulude jaotamine ja projektipõhine aruandlus. Oluline on järjepidevus ja see, et süsteem oleks kasutatav nii FIE-le, OÜ-le, e-residendile kui ka kasvavale ettevõttele.

Märkus: See artikkel on üldine praktiline juhend ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Konkreetsetes küsimustes konsulteeri oma raamatupidaja või juristiga.