Rahvusvahelised arved: 7 olulist kontrollpunkti enne saatmist
Rahvusvaheline müük avab uksed uutele turgudele, kuid toob kaasa ka hulga nõudeid arvete esitamisel. Valeandmetega arve võib põhjustada makseviivitusi, topeltmaksustamist või isegi leppetrahve. Selles juhendis vaatleme seitse olulist kontrollpunkti, mis aitavad tagada, et sinu arve on korrektne ja professionaalne – olenemata sellest, kas oled FIE, OÜ juht, e-resident või kasvava ettevõtte raamatupidaja.
1. Kontrolli ostja andmed ja käibemaksukohustus
Enne arve koostamist veendu, et sul on ostja täielikud ja õiged andmed: nimi, aadress ja käibemaksukohustuslase number (KMKR). Kui tegemist on ettevõttega, on oluline teada, kas ostja on käibemaksukohustuslane oma riigis. See mõjutab seda, kas arvele tuleb lisada Eesti käibemaks või mitte.
Näiteks kui müüd teenust Eesti käibemaksukohustuslasest ettevõttele, lisad arvele Eesti käibemaksu. Kui aga müüd teenust teise EL liikmesriigi ettevõttele, kes on käibemaksukohustuslane, võib tegemist olla ühendusesisese teenuse osutamisega, millele ei lisandu Eesti käibemaks, vaid maksustamine toimub ostja riigis (reverse charge).
Kui ostja on eraisik, kehtivad teistsugused reeglid – näiteks võib teatud digiteenuste puhul olla vajalik kohalik käibemaksu registreerimine. Seega uuri alati hoolikalt ostja staatust.
2. Veendu valuuta ja vahetuskursi õigsuses
Rahvusvahelistel arvetel on tavaline, et summa on märgitud eurodes või mõnes muus valuutas. Kui kasutad muud valuutat kui euro, siis fikseeri vahetuskurss arve koostamise kuupäeval või lepingus kokkulepitud kuupäeval. See aitab vältida vaidlusi summa üle.
Näiteks kui müüd USA-s asuvale ettevõttele ja arve on dollarites, siis märgi arvele nii summa dollarites kui ka eurodes, kasutades arve kuupäeva kurssi. Nii on mõlemal poolel selge, kui palju tuleb tasuda.
Arvele võib lisada ka valuuta koodi (nt EUR, USD), et vältida segadust. Samuti tasub kokku leppida, kes kannab valuutakursi kõikumise riski – see võib olla oluline, kui arve on avatud pikemat aega.
3. Kontrolli maksetingimused ja tähtaeg
Maksetingimused on rahvusvahelises äris kriitilise tähtsusega. Selgelt määratletud maksetähtaeg väldib arusaamatusi ja aitab planeerida rahavoogu. Tavaliselt märgitakse arvele maksetähtaeg päevades (nt 14, 30 või 60 päeva alates arve kuupäevast).
Lisaks maksetähtajale tasub välja tuua ka viivise määr, mida rakendatakse hilinenud maksete korral. See võib olla kindel protsent või viide seaduses sätestatud määrale. Kui töötad rahvusvaheliselt, siis võib olla mõistlik lisada arvele ka makseviisid (nt pangaülekanne, Paypal) ja arveldusandmed, et klient saaks hõlpsasti tasuda.
4. Kontrolli käibemaksu käsitlus ja reverse charge klausel
Kui müüd teenust või kaupa teise EL riiki ettevõttele, siis peab arve sisaldama viidet, et käibemaksu kannab üle ostja (reverse charge). Selleks lisatakse arvele tavaliselt märge „Käibemaksu kannab üle ostja” või viide vastavale seadusesättele. Ilma selle märketa võib arve olla puudulik ja põhjustada probleeme käibemaksuaruandluses.
Kui müüd kolmandasse riiki (väljapoole ELi), siis olenevalt kauba või teenuse liigist võib olla tegemist ekspordiga, mis on käibemaksuvaba. Sellisel juhul pead olema kindel, et su käes on tõendid ekspordi kohta (nt tollideklaratsioon), sest maksuhaldur võib neid nõuda.
5. Kontrolli arve numeratsiooni ja seerianumbrit
Arve seerianumber on kohustuslik element nii Eestis kui ka rahvusvaheliselt. See peab olema unikaalne ja järjestikune. Kui kasutad raamatupidamistarkvara, siis genereeritakse number tavaliselt automaatselt, kuid kui koostad arveid käsitsi, siis ole tähelepanelik, et numbrid ei korduks.
Lisaks arve numbrile tasub arvele märkida ka arve kuupäev, mis on oluline nii maksetähtaja arvestamisel kui ka käibemaksuaruandluses. Mõnes riigis on nõutud ka arve esitamise kuupäev, mis võib erineda arve kuupäevast, kuid tavaliselt piisab ühest kuupäevast.
6. Kontrolli tehingu kirjeldust ja koguseid
Arve sisu peab olema piisavalt täpne, et ostja saaks aru, mille eest ta maksab. Kirjelda teenust või kaupa selgelt, märkides koguse, ühikuhinna ja kogusumma. Kui tegemist on projektipõhise teenusega, siis võid lisada viite lepingule või tellimusele.
Rahvusvaheliste arvete puhul on kasulik kasutada standardseid kaupade ja teenuste kirjeldusi, mis on hästi mõistetavad ka teise riigi ettevõttele. Vältida tuleks liiga üldisi sõnastusi, mis võivad tekitada vaidlusi. Samuti tasub märkida, kas tegemist on kauba või teenusega, sest see mõjutab käibemaksu käsitlust.
7. Kontrolli arve vormi ja keelt
Kuigi arve keel võib olla vabalt valitud, on soovitatav kasutada inglise keelt, kui tegemist on rahvusvaheliste klientidega. See aitab vältida arusaamatusi ja kiirendab maksete tegemist. Lisaks keelele tasub jälgida, et arve vorm vastab rahvusvahelistele standarditele – näiteks on arve pealkiri selgelt nähtav ja andmed on loogiliselt paigutatud.
Mõned riigid nõuavad arvel kindlaid andmeid (nt kohalik käibemaksunumber), seega uuri enne esitamist ostja riigi nõudeid. Kui kasutad raamatupidamistarkvara nagu arvekram.com, siis saad arveid genereerida automaatselt mitmes keeles ja vormingus, mis vähendab vigade riski.
Kokkuvõte
Rahvusvaheliste arvete esitamine nõuab hoolikust ja tähelepanelikkust. Enne arve saatmist kontrolli alati ostja andmed, valuuta, maksetingimused, käibemaksu käsitlus, arve number, kirjeldus ja vorm. Nii väldid hilisemaid probleeme ja tagad professionaalse mulje. Kui tekib kahtlus, konsulteeri oma raamatupidaja või maksunõustajaga, et veenduda arve vastavuses nii Eesti kui ka sihtriigi nõuetega.
Käesolev artikkel on mõeldud üldiseks informatsiooniks ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Enne oluliste otsuste tegemist konsulteeri vastava valdkonna spetsialistiga.