Teenust osutava ettevõtte raamatupidamine: projektid, kulud ja arved samas protsessis

Teenust osutava ettevõtte raamatupidamine erineb oluliselt kaubandusettevõtte omast. Kui müüd teenust, on sinu peamine vara teadmised ja aeg, mitte laoseis. Seetõttu on eriti oluline, et projektid, kulud ja arved oleksid omavahel seotud ning raamatupidamine kajastaks tegelikku olukorda. See aitab sul mõista, millised projektid on kasumlikud, kus tekivad kulud ning kuidas rahavoog liigub. Selles artiklis vaatleme, kuidas seda praktikas korraldada, olgu sa FIE, OÜ või kasvav ettevõte.

Miks on projektipõhine raamatupidamine oluline?

Teenust osutava ettevõtte puhul on iga projekt sageli omaette tulu- ja kulukeskus. Kui raamatupidamine on lihtsalt üks suur kott, kus kõik tulud ja kulud segamini, on raske hinnata, milline projekt tegelikult kasumit toob. Projektipõhine lähenemine võimaldab:

• Jälgida iga projekti tasuvust reaalajas.
• Leida kulukohad, kus saab kokku hoida.
• Koostada täpsemaid hinnapakkumisi tulevasteks projektideks.
• Suhelda kliendiga läbipaistvalt – näiteks kui on vaja põhjendada lisakulusid.
• Täita õigeaegselt aruandluskohustusi, sest kõik on süsteemselt kirjas.

Kuidas siduda projektid kuludega?

Iga projekt vajab selget kulude arvestust. Alusta sellest, et defineerid, millised kulud on otseselt projekti seotud ja millised on üldkulud. Otsesed kulud võivad olla näiteks:

• Arendaja tunnitasu, kes tegeleb ainult selle projektiga.
• Tarkvaralitsentsid, mida kasutatakse projekti jaoks.
• Reisi- ja majutuskulud, kui külastad klienti.
• Allhankijate arved.

Üldkulud on aga need, mis ei ole otseselt ühe projekti küljes, nagu kontoriüür, elekter, juhatuse liikme töötasu. Need tuleb jagada projekti vahel kas siis proportsionaalselt töötundide või käibega. Lihtsaim viis on kasutada raamatupidamistarkvara, kus saad igale kulule märkida projekti. Näiteks kui kasutad arvekram.com, saad sisestada kulu ja siduda selle kindla projektiga – nii on kogu info ühes kohas.

Praktiline näide: Oletame, et sul on disainibüroo ja teed kahte projekti – veebilehe kujundus ja brändi identiteet. Kui ostad pilte, mis lähevad ainult veebilehele, märgid selle kulu veebilehe projekti alla. Kui maksad kontorirenti, siis see on üldkulu, mille jagad näiteks töötundide alusel. Selline täpsus aitab sul hiljem välja arvutada, kui palju tegelikult teenisid just selle veebilehe tegemise pealt.

Arved ja tulude kajastamine

Teenuse müümisel on oluline õigesti kajastada tulu. Eesti raamatupidamistavas on teenuse müük tavaliselt kajastatud siis, kui teenus on osutatud, mitte siis, kui raha laekub. See tähendab, et pead hoolikalt jälgima, millal projekt lõpeb ja kui suur osa sellest on tehtud. Kui teed pikaajalist projekti, võid kasutada valmidusastme meetodit, kus tulu kajastatakse proportsionaalselt tehtud tööga. See on eriti oluline OÜ-le, kus aruandlus peab olema täpne.

Arvete esitamine võib toimuda mitmes etapis. Näiteks võid küsida ettemaksu, siis vahearvet ja lõpuks lõpparve. Iga arve tuleb siduda projektiga, et oleks selge, mis summad on juba arveldatud ja mis veel ootel. Samuti on oluline jälgida, et arve sisaldaks õigeid andmeid: käibemaksukohustuslase number, arve kuupäev, maksetähtaeg jne. Kui oled e-resident ja tegutsete Eestis, siis on sul võimalik kasutada Eesti e-arvete süsteemi, mis lihtsustab arvete esitamist.

Kuidas planeerida rahavoogu?

Teenust osutavas ettevõttes võib rahavoog olla ebaühtlane – ühel kuul tuleb suur laekumine, teisel kuul aga pole sissetulekut. Seepärast on oluline koostada rahavoogude eelarve ja jälgida seda pidevalt. Raamatupidamistarkvara, kus kõik arved ja kulud on projektipõhiselt, annab sulle ülevaate, millal millised laekumised ja väljamaksed on oodata. Saad näha, kas sul on piisavalt raha, et katta järgmise kuu kulud, ja kas mõni projekt on viivitamas.

Näide: Sul on kaks projekti – üks lõpeb jaanuaris ja teine veebruaris. Esimese projekti arve esitad jaanuaris, aga klient maksab alles 30 päeva pärast. Teise projekti kulud tulevad juba veebruaris. Kui sa seda ei planeeri, võid sattuda rahapuudusesse. Selliste olukordade vältimiseks on mõistlik teha rahavoo prognoos, mis põhineb arvetel ja kuludel. Paljud raamatupidamistarkvarad pakuvad seda funktsiooni, kuid isegi lihtne Exceli tabel aitab.

Raamatupidamise automatiseerimine

Mida rohkem on ettevõttel projekte, seda suurem on vajadus automatiseerida. Käsitsi andmete sisestamine on ajamahukas ja toob kaasa vigu. Seetõttu tasub kasutada tarkvara, mis suudab:

• Lugeda panga väljavõtteid ja seostada laekumised arvetega.
• Sünkroniseerida kulud projektidega automaatselt, kui oled kulud juba kategoriseerinud.
• Meelde tuletada tähtajad – nii arvete tasumine kui ka maksudeklaratsioonid.
• Koostada aruandeid, mis näitavad projekti kasumlikkust.

Automatiseerimine vabastab sinu aega, et tegeleda ettevõtte arendamisega. Kuid pea meeles, et isegi parim tarkvara vajab algselt korralikku seadistamist ja pidevat haldamist. Selleks tasub kaaluda raamatupidaja kaasamist, eriti kui ettevõte kasvab.

Näide: FIE teenusepakkuja

Võtame praktilise näite. Oled FIE, kes pakub IT-tugi teenust väikeettevõtetele. Sinu projektid on erinevad – ühele kliendile teed veebilehe, teisele seadistad serveri. Iga projekti jaoks ostad domeeni, hostingu ja mõnikord ka tarkvara. Kui sa ei pea projektipõhist arvestust, siis aasta lõpus ei tea, milline klient oli kasumlikum. Aga kui kasutad raamatupidamistarkvara, kus märgid iga kulu ja arve projekti külge, saad kohe näha, et näiteks serveri seadistamine oli väga kasumlik, aga veebilehe tegemine läks kalliks, sest ostsid lisapilte ja pidasid kauem aega.

FIE-na pead arvestama ka sellega, et isiklikud ja ettevõtte kulud on eraldi. Seega on eriti oluline, et kõik ettevõtte kulud oleksid dokumenteeritud ja seotud projektidega. See hoiab sind maksuarvestuses selgust.

OÜ ja kasvav ettevõte

OÜ puhul on olukord sarnane, aga lisandub juhatuse liikme tasu, dividendid ja muud väljamaksed. Kui ettevõttel on mitu töötajat, siis on vaja arvestada tööjõukulusid projekti põhiselt. Näiteks kui sul on arendaja, kes töötab kahel projektil, siis tema palk tuleks jagada projekti vahel vastavalt töötundidele. Selleks saab kasutada ajatabelit ja tarkvara, mis toetab projektipõhist ajakulu.

Kasvavas ettevõttes on oluline, et raamatupidamine oleks skaleeritav. Kui projektide arv kasvab, peab süsteem suutma seda kõike hallata. Seetõttu on mõistlik valida raamatupidamistarkvara, mis kasvab koos ettevõttega ja võimaldab teha mitmekülgseid aruandeid. Üks võimalus on kasutada arvekram.com, kus saad hallata projekte, arveid ja kulud ühes kohas. See on neutraalne näide, kuid on olemas ka teisi sarnaseid lahendusi.

Kokkuvõte

Teenust osutava ettevõtte raamatupidamine on tõhus, kui projektid, kulud ja arved on omavahel seotud. See annab sulle selguse, kust tuleb kasum ja kuhu läheb raha. Alusta projekti põhisest kulude arvestusest, seejärel seo arved projektidega ja jälgi rahavoogu. Automatiseeri protsessid nii palju kui võimalik, et säästa aega. Ja kui ettevõte kasvab, kaalu professionaalse raamatupidaja kaasamist, et tagada vastavus seadustele ja maksuarvestusele.

Märkus: Käesolev artikkel on mõeldud üldiseks informatsiooniks ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Iga ettevõtte olukord on erinev, seega konsulteeri enne oluliste otsuste tegemist oma raamatupidaja või nõustajaga.