Rahvusvahelised teenused: kontrolli need andmed enne arve saatmist

Rahvusvahelise teenuse arve saatmine tundub sageli lihtne: klient on olemas, töö tehtud, jääb vaid arve vormistada. Kuid just siin peitub hulk praktilisi lõkse, mis võivad kaasa tuua maksu- või õigusriske. See artikkel annab ajatu kontroll-loendi, mida tasub enne iga piiriülest arvet üle vaadata. Sobib nii FIE-le, OÜ-le, e-residendile kui ka kasvavale ettevõttele, kes alles laieneb välisturgudele.

1. Kliendi staatus ja asukoht

Enne arve saatmist tuleb olla kindel, kes on tegelik klient ja kus ta asub. Ära eelda, et kliendi nimi või e-post viitab õigele riigile. Kontrolli järgmist:

Juriidiline isik või füüsiline isik? See mõjutab nii arve sisu kui ka maksukäsitlust.
Kliendi registreeritud asukoht. Äriühingu puhul vaata, kus on tema registreeritud asukoht (mitte ainult postiaadress). Füüsilise isiku puhul on oluline tema maksuresidentsus.
Kas klient on käibemaksukohustuslane? Kui jah, siis on sul vaja tema käibemaksukohustuslasena registreerimise numbrit (KMKR number).
Kas tegemist on eraisikuga (B2C) või ettevõttega (B2B)? See määrab, kas kohaldub pöördmaksustamine või tuleb sul ise käibemaks arvestada.

Näide: Eesti OÜ osutab konsultatsiooniteenust Saksamaa äriühingule. Kui Saksamaa ettevõte on käibemaksukohustuslane, tuleb arvel märkida tema KMKR number ja viidata pöördmaksustamisele. Kui aga tegemist on eraisikuga, võib teenuse maksustamine toimuda Eestis.

2. Teenuse iseloom ja maksustamise koht

Iga teenuse puhul tuleb hinnata, kus see on käibemaksuga maksustatav. See sõltub teenuse liigist ja kliendi staatusest.

B2B üldreegel: teenuse maksustamise kohaks on kliendi asukoht, kui tegemist on ettevõtetevahelise teenusega. Sul tuleb arvel märkida, et käibemaksu arvestab soetaja (pöördmaksustamine).
B2C erisused: eraisikutele osutatavate teenuste puhul võib maksustamise koht olla teenuse osutaja asukoht, kuid teatud teenuste (nt elektroonilised) puhul kehtivad erireeglid.
Erandid: näiteks kinnisvaraga seotud teenused, reisiteenused, kultuuri- ja meelelahutusteenused võivad olla maksustatavad teenuse tegelikus asukohas.

Praktiline soovitus: koosta iga teenuseliigi jaoks lühike kirjeldus, kus on kirjas, kuidas seda maksustatakse ja milliseid andmeid on vaja. Nii on arve koostamine kiirem ja vähem vigadest.

3. Arve kohustuslikud andmed

Rahvusvaheline arve peab sisaldama teatud miinimumnõudeid, mis on sageli rangemad kui kodumaise arve puhul. Kontrolli, et arvel oleks:

Arve väljastaja täielik nimi, aadress ja maksukohustuslasena registreerimise number (KMKR).
Kliendi täielik nimi, aadress ja KMKR number (kui klient on käibemaksukohustuslane).
Arve number ja väljastamise kuupäev.
Teenuse kirjeldus, mis on piisavalt täpne, et mõista, mida osutati.
Summa ilma käibemaksuta, käibemaksu määr ja summa, kui käibemaks kuulub arvestamisele.
Viide pöördmaksustamisele, kui käibemaksu arvestab soetaja. Näiteks märkus „Reverse charge“ või „Käibemaksu arvestab teenuse soetaja“.
Maksetähtaeg ja -viis.
Valuuta, milles arve on esitatud.

Kui oled e-resident, siis on eriti oluline, et sinu Eesti äriühingu andmed oleksid arvel korrektselt esitatud. E-residentsus iseenesest ei muuda maksureegleid, kuid võib mõjutada seda, kuidas klient sinu ettevõtet tajub.

4. Valuuta ja vahetuskursid

Rahvusvahelised arved esitatakse sageli välisvaluutas. Siin tuleb olla täpne:

Määra arve valuuta selgelt. Kui esitad arve eurodes, märgi see. Kui kasutad muud valuutat, ole järjekindel.
Vahetuskurss. Kui tehing toimub ühes valuutas ja arve esitatakse teises, tuleb kasutada usaldusväärset vahetuskurssi. Tavaliselt kasutatakse keskpanga kurssi või muud dokumenteeritud kurssi.
Kuupäev, mille seisuga kurssi rakendatakse. See peaks olema kooskõlas sinu raamatupidamispõhimõtetega.
Ümardamine. Ole järjekindel ja ära ümarda summasid meelevaldselt.

Näide: Kui esitad arve USA dollarites, kuid sinu raamatupidamine on eurodes, tuleb arve summad konverteerida eurodesse vastavalt kehtivale kursile. See on vajalik nii käibemaksu arvestamiseks kui ka tulude kajastamiseks.

5. Maksuregistreerimine ja aruandlus

Enne arve saatmist kontrolli, kas sinu ettevõttel on kõik vajalikud registreerimised ja kas oled teadlik aruandluskohustustest.

Käibemaksukohustus. Kui osutad teenuseid teise riigi ettevõttele, ei pruugi sul tekkida kohustust end selles riigis käibemaksukohustuslasena registreerida, kuid see sõltub teenuse liigist ja kliendi asukohast.
Maksuesindaja. Mõnes riigis võib olla nõutav maksuesindaja, eriti kui tegemist on kaupade müügiga või teatud teenustega.
Aruandlus. Eestis tuleb käibedeklaratsioonil näidata nii kodumaiseid kui ka piiriüleseid tehinguid. Veendu, et tead, millistel ridadel ja milliste koodidega neid kajastada.
Dokumentatsioon. Hoia alles kõik arved, lepingud ja kirjavahetus, mis tõendavad teenuse osutamist ja maksukäsitlust.

E-residendina pead arvestama, et sinu Eesti äriühing peab järgima Eesti maksuseadusi, olenemata sellest, kus sa ise füüsiliselt asud. See tähendab, et aruandlus toimub Eesti maksuametile.

6. Praktiline kontroll-loend enne arve saatmist

Enne kui vajutad „Saada“, mine läbi järgmised punktid:

Kliendi nimi, aadress ja KMKR number on õiged ja kontrollitud.
Teenuse kirjeldus on piisavalt täpne ja vastab tegelikult osutatud teenusele.
Arve sisaldab kõiki kohustuslikke välju (arve number, kuupäev, summad, valuuta).
Käibemaksu käsitlus on selge: kas pöördmaksustamine, nullmaksustamine või tavaline käibemaks.
Vajadusel on lisatud viide pöördmaksustamisele.
Valuuta ja vahetuskurss on dokumenteeritud.
Maksetähtaeg ja -viis on selgelt välja toodud.
Kõik andmed on kooskõlas sinu raamatupidamissüsteemiga. Näiteks arvekram.com võimaldab hallata nii Eesti kui ka välismaiseid kliente, kuid alati tuleb andmed üle kontrollida.
Oled teadlik, milliseid aruandeid ja millal tuleb esitada.

Kokkuvõte

Rahvusvaheliste teenuste arveldamine nõuab hoolikat ettevalmistust. Väikesed vead kliendi andmetes või maksukäsitluses võivad kaasa tuua tüütuid parandusi, viivitusi või isegi maksuriske. Kasuta ülaltoodud kontroll-loendit iga kord, kui saadad arve välismaisele kliendile. See aitab hoida sinu raamatupidamise korras ja keskenduda sellele, mis on tõeliselt oluline – oma ettevõtte kasvatamisele.

See artikkel on üldine praktiline juhend ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Konkreetses olukorras konsulteeri oma raamatupidaja või maksunõustajaga.