Kuu lõpetamine raamatupidamises: korduv kontrollnimekiri kasvavale ettevõttele

Iga ettevõtja teab, et raamatupidamise korrashoid on ettevõtte edu alus. Kuid suurema töökoormuse ja kasvavate müüginumbrite juures võib kuu lõpetamine jääda tagaplaanile. See toob kaasa hooletusvigu, hilinenud maksud ja stressi. Selles artiklis annan sulle praktilise kontrollnimekirja, mida saad kasutada iga kuu lõpus, et raamatupidamine oleks korras ja ettevõte saaks kasvada rahulikult.

Miks on kuu lõpetamine oluline?

Kuu lõpetamine on protsess, mille käigus vaadatakse üle kõik majandustehingud, kontrollitakse nende vastavust ja valmistatakse andmed ette järgmiseks perioodiks. See aitab:

• hoida ülevaadet rahavoogudest;
• märgata õigeaegselt vigu ja puudusi;
• vältida maksudeklaratsioonide hilinenud esitamist;
• teha õigeid juhtimisotsuseid;
• valmistuda aasta lõpuks ja auditiks.

Kui oled FIE või väike OÜ, võib see tunduda lisakoormana, kuid tegelikult säästab see aega ja raha pikemas perspektiivis.

Kontrollnimekiri kuu lõpetamiseks

Siin on samm-sammuline nimekiri, mida saab kohandada igale ettevõttele, sõltumata sellest, kas kasutad raamatupidamistarkvara või teed seda käsitsi.

1. Koguge kõik dokumendid kokku

Esmalt veendu, et sul on olemas kõik kuu jooksul toimunud majandustehingute tõendid. See hõlmab:

• müügiarveid ja kassatšekke;
• ostuarveid ja tarnijate arveid;
• pangakonto väljavõtteid;
• sularaha liikumise dokumendid;
• töötasuarveid ja maksete tõendeid.

Kui kasutad raamatupidamistarkvara, siis veendu, et kõik tehingud on sisestatud ja seotud õigete dokumentidega. Kui teed seda käsitsi, siis määra kindel aeg iga kuu lõpus, mil kogud kõik paberid ühte kohta.

2. Viige pangakonto saldo vastavusse

Kontrolli, et raamatupidamises kajastatud pangakonto saldo ühtib panga väljavõttega. Seda nimetatakse panga vastavusse viimiseks. Kui leiad erinevusi, uuri välja, mis neid põhjustab – näiteks ununenud laekumised, valed summad või pangatasud.

Näide: Kui panga väljavõttel on konto haldustasu 5 eurot, aga raamatupidamises seda pole, siis tuleb see lisada kuluna. See väike summa võib tunduda ebaoluline, kuid aasta lõpuks võib see mõjutada kasumit ja makse.

3. Kontrollige laekumata arveid ja kohustusi

Vaata üle, millised arved on veel tasumata ja millised laekumata. See aitab sul hinnata ettevõtte likviidsust ja vajadusel meelde tuletada klientidele maksetähtaegu. Samuti veendu, et kõik saadud arved on kajastatud kuluna, isegi kui neid pole veel makstud (tekkepõhine arvestus).

Näide: Kui sa said septembri lõpus arve elektri eest, aga tasud selle oktoobris, tuleb arve kajastada septembri kuluna, sest see puudutab septembri tegevust. See on oluline õige kasumi ja maksude arvutamiseks.

4. Tehke lao ja põhivarade inventuur

Kui ettevõttel on laoseisu või põhivara (nt seadmed, sõidukid), tuleb perioodiliselt teha inventuur, et veenduda, et raamatupidamises kajastatud andmed vastavad tegelikkusele. Kuu lõpus piisab tihti pistelisest kontrollist, kuid aasta lõpus tuleb teha täielik inventuur.

Näide: Kui müüd tooteid, siis kontrolli, kas laos olevate toodete kogus ühtib raamatupidamise andmetega. Kui leiad lahknevusi, tuleb teha parandused ja vajadusel kanda kahjum kuluks.

5. Kontrollige käibemaksu ja muid makse

Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, tuleb iga kuu (või kvartali) lõpus arvutada käibemaks ja esitada deklaratsioon. Veendu, et kõik müügi- ja ostuarved on õigesti käibemaksuga kajastatud. Samuti kontrolli, et oled arvestanud sotsiaalmaksu, tulumaksu ja muud maksud, kui need on asjakohased.

Näide: Kui müüd kaupa 100 euro eest käibemaksuga 20%, siis käibemaksu osa on 20 eurot. Kui ostad sama kuu jooksul teenust 50 euro eest käibemaksuga, siis saad sisendkäibemaksu maha arvata. Kontrolli, et need summad on õigesti arvutatud ja deklareeritud.

6. Tehke sisekontroll ja parandage vead

Vaata üle kõik tehingud, et tuvastada võimalikud vead – näiteks topeltkirjed, valed kontod või puuduvad dokumendid. Kui leiad vea, paranda see kohe. Samuti veendu, et kõik kulud on kajastatud õigetel kontodel (nt kontorikulud, sõidukikulud, reklaamikulud).

Näide: Kui ostsid kontoritarbeid 50 euro eest, aga kandsid selle summa kogemata müügikuludesse, siis paranda see õigele kontole. See mõjutab kasumiaruannet ja maksustamist.

7. Koostage kuu kokkuvõte ja analüüs

Kui kõik on kontrollitud, koosta lühike kokkuvõte kuu tegevusest: tulud, kulud, kasum või kahjum. Võrdle seda eelmiste kuudega, et näha trende. See aitab sul teha paremaid otsuseid ja planeerida tulevikku.

Näide: Kui näed, et müügitulu on kasvanud, aga kasum on langenud, siis uuri, miks kulud on suurenenud. Võib-olla on vaja hindu tõsta või leida odavamad tarnijad.

Kuidas korraldada kuu lõpetamist tõhusalt?

Et kuu lõpetamine sujuks, soovitan:

• määrata kindel päev kuu lõpus (nt viimane tööpäev või esimene päev järgmises kuus);
• kasutada kontrollnimekirja, et mitte midagi unustada;
• hoida dokumendid süstemaatiliselt (nt digitaalselt kaustades);
• kaasata raamatupidaja, kui see on vajalik;
• kasutada raamatupidamistarkvara, mis automatiseerib osa protsesse.

Näiteks arvekram.com võib aidata arvete haldamisel, kuid see on vaid üks osa protsessist. Peaasi on järjepidevus ja täpsus.

Kuidas kuu lõpetamine aitab ettevõttel kasvada?

Korrapärane kuu lõpetamine annab sulle selge pildi ettevõtte rahandusest. See võimaldab:

• märgata õigeaegselt rahavoogude probleeme;
• planeerida investeeringuid ja laene;
• hinnata, kas ettevõte on jätkusuutlik;
• valmistuda maksuaruanneteks ja audititeks;
• vähendada stressi ja ebakindlust.

Kui ettevõte kasvab, muutuvad tehingud keerulisemaks ja nende hulk suureneb. Seetõttu on hea harjumus kuu lõpetamine juba varakult sisse seada.

Kokkuvõte

Kuu lõpetamine on oluline osa ettevõtte raamatupidamisest. See ei pea olema keeruline, kui järgid kindlat kontrollnimekirja. Alusta lihtsast ja täienda seda vastavalt ettevõtte vajadustele. Nii hoiad rahaasjad korras ja saad keskenduda ettevõtte arendamisele.

Pidage meeles, et see artikkel on mõeldud üldiseks informatsiooniks ega asenda professionaalset raamatupidamis- ega maksunõustamist. Kui teil on keerulisemaid küsimusi, pöörduge vastava ala spetsialisti poole.