Igakuine raamatupidamise kontrollnimekiri ettevõtjale

Ettevõtjana on sul palju mõttekoormat: kliendid, müük, arendus, turundus – ja siis veel raamatupidamine. Tihti lükkad rahaasjade korrastamise homsesse, aga see tuleb varsti kummitama. Selle asemel, et kord kvartalis või aastas suure paanikaga arveid ja väljavõtteid kokku otsida, tasub võtta harjumuseks iga kuu lõpus väike kontrollkäik. See hoiab sul aega, raha ja närve kokku.

Selles artiklis toome välja igakuise raamatupidamise kontrollnimekirja, mis sobib nii FIE-le, OÜ-le, e-residendile kui ka kasvavale ettevõttele. Pole tähtis, kas oled alles alustanud või juba mitu aastat tegutsenud – kindel rutiin hoiab su rahaasjad läbipaistvana ja vähendab stressi.

1. Kogu ja süstematiseeri dokumendid

Esimene samm on kõik vajalikud dokumendid ühte kohta kokku koguda. See loob aluse kogu ülejäänud kontrollile. Kui sul on palju paberit, siis skanni need digitaalselt. Digitaalsed failid on lihtsamini otsitavad ja ei lähe kaduma. Kui kasutad raamatupidamistarkvara, siis lae dokumendid sinna üles. Kui mitte, siis loo oma arvutis või pilveteenuses selge kaustastruktuur.

Mida koguda?

  • Müügiarved – kõik väljastatud arved, nii tasutud kui ka tasumata.
  • Ostuarvud – kõik sissetulnud arved, mis on seotud ettevõtlusega.
  • Pangakonto väljavõtted – nii ettevõtte kui ka isikliku konto väljavõtted, kui kasutad seda ettevõtluseks.
  • Kviitungid – sularaha- ja kaardimaksete kviitungid, ka väikeste ostude kohta.
  • Maksudeklaratsioonid – kui oled need juba esitanud, hoia neid kindlas kohas.
  • Lepingud – kliendi-, töö- ja muud lepingud, mis on seotud tulude või kuludega.

Kui kogud dokumendid iga kuu kindlal ajal, näiteks kuu esimesel nädalal, siis ei teki neil kunagi hunnikutesse. Samuti on lihtsam märgata, kui mõni arve on kadunud.

2. Kontrolli tulud ja laekumised

Järgmiseks vaata üle oma tulud. Kas kõik väljastatud arved on laekunud? Kas on arveid, mis on ületanud maksetähtaja? Kui jah, siis on aeg saata meeldetuletus või helistada kliendile. Hilinenud laekumised mõjutavad su rahavoogu ja seega ka võimet oma kohustusi täita.

Mida täpselt teha?

  • Võrdle väljastatud arveid pangalaekumistega. Iga müügiarve kohta peaks olema vastav laekumine. Kui mõni arve on tasutud osaliselt, märgi see eraldi.
  • Kontrolli, kas kõik laekumised on õiged. Kas klient on kandnud õige summa? Kas viitenumber või arve number on õige? Kui on erinevusi, siis tee parandus.
  • Märgi tasumata arved. Koosta nimekiri tasumata arvetest ja hinda, millised vajavad järelpärimist. Ära lase neil ununeda.
  • Kontrolli ettemakseid. Kui oled saanud ettemakse tulevaste teenuste eest, siis kajasta need õigesti. See mõjutab käibemaksu ja tulumaksu arvestust.

Näide: Oled FIE ja esitasid mais arve 800 euro eest. Juuni lõpus märkad, et raha pole laekunud. Saadad kliendile meeldetuletuse ja selgub, et arve on läinud kaotsi. Saadad uue arve ja raha laekub juulis. Ilma igakuise kontrollita oleks see arve jäänud märkamata ja rahavoog oleks kannatanud.

3. Vaata üle kulud ja ostud

Kulude korrektne kajastamine on oluline nii maksuarvestuse kui ka ettevõtte kasumlikkuse hindamise seisukohalt. Iga kuu vaata üle, millised kulud on tekkinud ja kas need on ettevõtlusega seotud. See aitab vältida maksuametiga probleeme ja annab ülevaate, kuhu raha läheb.

Mida teha?

  • Kontrolli, et kõik ostuarved on süsteemis. Kui mõni arve on puudu, siis otsi see üles või küsi hankijalt koopiat.
  • Hinda kulude otstarbekust. Kas kõik kulud on vajalikud ettevõtluseks? Kas mõni kulu on isiklik? Kui on, siis eralda need selgelt.
  • Kontrolli käibemaksu. Kui oled käibemaksukohustuslane, siis veendu, et ostuarved sisaldavad käibemaksu ja et see on õigesti arvestatud. Kui ei ole, siis ei saa seda maha arvata.
  • Vaata üle sõidukikulud. Kui kasutad isiklikku autot ettevõtluses, siis arvesta sõidupäevik ja hüvitis vastavalt kehtivatele reeglitele. Juhul kui kasutad ettevõtte autot, siis hoia kütusekviitungid korras.
  • Kontrolli panga väljavõtteid. Iga väljaminek peaks olema seletatav. Kui leiad tundmatu makse, siis uuri, mis see on. Võimalik, et on tegu pettusega või veaga.

Näide: OÜ ostab kontoritarbed 50 euro eest. Hiljem selgub, et see oli isiklik ost, mis kogemata ettevõtte kaardiga tasuti. Igakuine kontroll aitab sellised vead kiiresti avastada ja parandada, vältides maksuprobleeme.

4. Kontrolli maksukohustusi ja deklaratsioone

Iga kuu tuleb jälgida, et maksud oleksid õigesti arvestatud ja deklareeritud. See on eriti oluline, sest maksudeklaratsioonide hilinemine või vead toovad kaasa trahve ja intresse. Kontrollnimekiri aitab sul olla õigel ajal õigete asjadega kursis.

Mida teha?

  • Märgi kalendrisse maksudeklaratsioonide tähtajad. Isegi kui esitad deklaratsiooni raamatupidaja, siis tea, millal need tuleb esitada. Nii saad õigeaegselt koguda vajalikku infot.
  • Kontrolli, kas kõik deklaratsioonid on esitatud. Käibemaks, tulumaks, sotsiaalmaks – kõik olulised deklaratsioonid peavad olema esitatud. Kui oled FIE, siis maksad tulumaksu ja sotsiaalmaksu avansilisi makseid vastavalt eelmise aasta tulule.
  • Kontrolli maksude tasumist. Kas oled tasunud kõik maksud õigeaegselt? Kas on tekkinud võlgnevusi? Kui on, siis tee maksegraafik või pöördu maksuameti poole.
  • Vaata üle käibemaksuarvestus. Kui oled käibemaksukohustuslane, siis veendu, et oled kogunud käibemaksu müügilt ja maha arvanud sisendkäibemaksu ostudelt. Esita käibedeklaratsioon õigeaegselt.
  • Kontrolli palgaarvestust. Kui on töötajaid, siis veendu, et palgad, maksud ja aruanded on õigesti koostatud. Töötajate maksud tuleb deklareerida ja tasuda igakuiselt.

Näide: E-residendist ettevõtja, kellel on OÜ, esitab käibedeklaratsiooni kord kuus. Kui ta unustab selle esitada, siis võib ta saada trahvi. Igakuine kontroll aitab seda vältida.

5. Hinda rahavoogu ja planeeri tulevikku

Viimane, aga mitte vähem oluline samm on rahavoo analüüs. See aitab sul mõista, kui palju raha sul tegelikult on ja kui palju kulud järgmisel kuul ees ootavad. Nii saad teha paremaid otsuseid investeeringute ja kulutuste osas.

Mida teha?

  • Koosta lihtne rahavoogude aruanne. Vaata, kui palju raha tuli sisse ja kui palju läks välja. Kui kulud ületavad tulusid, siis mõtle, kuidas olukorda parandada.
  • Hinda suuremaid väljaminekuid. Kas on tulemas suuremaid makseid, nagu maksud, kindlustus või seadmete ost? Planeeri need õigeaegselt, et ei tekiks rahapuudust.
  • Vaata üle nõuded ja kohustused. Kas on laekumata arveid, mis võivad jääda tulemata? Kas on võlgu, mis tuleb tasuda? Koosta nimekiri ja jälgi neid.
  • Mõtle tulevikuplaanidele. Kas plaanid investeerida uutesse seadmetesse, palgata töötajaid või laieneda? Igakuine rahavoo analüüs aitab sul hinnata, kas sul on selleks piisavalt raha.
  • Kontrolli puhvrit. Kas sul on piisavalt raha ootamatuteks kuludeks? Kui mitte, siis mõtle, kuidas seda suurendada.

Näide: OÜ omanik märkab, et suvel on müük väiksem, aga kindlustusmakse tuleb suvel tasuda. Tänu igakuisele rahavoo analüüsile on ta selleks valmis ja on kõrvale pannud raha, et makse õigeaegselt tasuda.

Kokkuvõte

Igakuine raamatupidamise kontrollnimekiri on lihtne viis hoida oma ettevõtte rahaasjad korras. See ei võta palju aega, kuid säästab sind hilisemast suurest tööst ja stressist. Kui teed sellest harjumuse, siis on sul alati selge ülevaade oma ettevõtte majanduslikust seisust.

Kontrolli igakuiselt dokumendid, tulud, kulud, maksud ja rahavoog – nii oled kindel, et kõik on korras. Kui kasutad raamatupidamistarkvara, siis on see veelgi lihtsam, sest paljud asjad on automaatsed. Näiteks arvekram.com võimaldab mugavalt arveid koostada ja kuludokumente hoida, mis teeb selle kontrolli veelgi kiiremaks.

Pidage meeles, et see artikkel on mõeldud üldiseks juhendmaterjaliks ega asenda professionaalset raamatupidamis- ega maksunõustamist. Iga ettevõte on erinev, seega konsulteeri vajadusel oma raamatupidaja või maksunõustajaga.