Igakuine raamatupidamise kontrollnimekiri ettevõtjale

Raamatupidamine on ettevõtte selgroog, kuid tihti jääb see igapäevatöö varju. Kui oled FIE, OÜ juht või e-resident, kes juhib Eesti ettevõtet, siis tead, et korras raamatupidamine on hädavajalik nii maksude õigeaegseks tasumiseks kui ka ettevõtte tegevuse selgeks ülevaateks. Selle asemel, et oodata aasta lõpuni või raamatupidaja meeldetuletust, on mõistlik võtta igakuiselt veidi aega, et oma finantsseis kontrolli all hoida. See aitab vältida üllatusi, trahve ja segadust.

Selles artiklis toome välja praktilise igakuise kontrollnimekirja, mis sobib nii väikeettevõtjale kui ka kasvavale ettevõttele. Nimekiri on koostatud nii, et saad selle kohandada oma ettevõtte vajadustele – olgu sul siis käibemaksukohustuslane või mitte, töötajad või allhankijad. Pea meeles, et see on üldine juhend, mitte individuaalne maksu- või õigusnõuanne.

Miks on igakuine kontroll oluline?

Iga kuu lõpus või alguses kuluta 30–60 minutit oma raamatupidamisele. See aitab sul:

  • hoida kõik dokumendid süsteemselt koos;
  • märgata vigu õigeaegselt (nt puuduvad kviitungid, valed käibemaksukoodid);
  • planeerida rahavoogu (tead, millal laekuvad arved ja millal tuleb makse tasuda);
  • valmistuda maksudeklaratsioonide esitamiseks ilma viimase hetke stressita.

Kui teed seda regulaarselt, on aasta lõpu raamatupidamine palju lihtsam ning sul on alati selge pilt oma ettevõtte tervisest.

Igakuine kontrollnimekiri samm-sammult

1. Kogu ja süstematiseeri dokumendid

Esmalt veendu, et kõik kuu jooksul toimunud majandustehingud on dokumenteeritud. See tähendab, et sul on olemas:

  • müügiarved (väljastatud);
  • ostuarved (saadud);
  • pangakonto väljavõtted;
  • sularaha laekumiste ja väljamaksete tõendid (kui kasutad sularaha);
  • töötasuarvestuse dokumendid (kui on töötajaid);
  • lepingud ja muud kokkulepped, mis mõjutavad raamatupidamist.

Soovitame luua iga kuu jaoks oma kaust (füüsiline või digitaalne) ning panna kõik dokumendid sinna. Kui kasutad raamatupidamistarkvara, siis sisesta dokumendid õigeaegselt süsteemi. Näiteks arvekram.com võimaldab arveid koostada ja neid otse raamatupidamisse kanda, mis vähendab käsitsi sisestamise vajadust.

2. Kontrolli pangakontot ja laekumisi

Vaata üle oma pangakonto liikumised. Veendu, et:

  • kõik laekumised on kajastatud ja vastavad väljastatud arvetele;
  • kõik väljamaksed on põhjendatud ja dokumenteeritud;
  • puuduvad tundmatud tehingud (nt tasud, mida sa ei tunne);
  • valuutatehingud on õigesti arvestatud (kui teed tehinguid välisvaluutas).

Kui märkad lahknevusi, uuri need kohe välja. Näiteks kui klient on arve tasunud, kuid raha pole laekunud, siis on vaja saata meeldetuletus. Samuti kontrolli, et pangakonto saldo ühtib raamatupidamisandmetega.

3. Vaata üle käibemaksukohustus (kui oled käibemaksukohustuslane)

Kui su ettevõte on registreeritud käibemaksukohustuslasena, siis iga kuu (või kvartali lõpus) tuleb esitada käibedeklaratsioon. Selleks:

  • kontrolli, et kõik müügiarved sisaldavad õiget käibemaksumäära (nt 20%, 9% või 0%);
  • veendu, et ostuarved on käibemaksu mahaarvamiseks korrektsed (st arvel on kõik nõutud andmed);
  • arvuta kokku käibemaksu nõue ja kohustus; veendu, et oled arvestanud õigesti.

Kui kasutad raamatupidamistarkvara, siis genereerib see tihti deklaratsiooni automaatselt, kuid siiski on vaja üle vaadata, et kõik tehingud on õigesti klassifitseeritud.

4. Kontrolli palgaarvestust (kui on töötajaid)

Kui maksad töötajatele palka, siis iga kuu tuleb arvestada ja deklareerida töötasud ning sotsiaalmaks, töötuskindlustusmakse ja tulumaks. Kontrolli:

  • et töötajate tööajatabelid on täidetud;
  • et palgaarvestus on õige (bruto-palk, maksud, netopalk);
  • et oled esitanud maksudeklaratsiooni (nt TSD) õigeaegselt;
  • et oled tasunud maksud ja maksed õigeaegselt.

Palgaarvestus on tihti keerulisem, seega kui pole kindel, kasuta professionaalset raamatupidajat või tarkvara, mis arvutab õigesti.

5. Kontrolli maksukalendrit ja tähtaegu

Iga ettevõtja peaks teadma, millal tuleb esitada deklaratsioone ja tasuda makse. Koosta endale igakuine meeldetuletus järgmiste tähtaegade kohta:

  • käibedeklaratsioon (tavaliselt kuu 20. kuupäev);
  • töötasude deklaratsioon (TSD) ja maksude tasumine (tavaliselt kuu 10. kuupäev);
  • aktsiiside või muude erimaksude tähtajad (kui on);
  • ettemaksu tasumine (kui on ettevõtte tulumaksu ettemaks).

Kui oled e-resident ja ettevõte on Eestis, siis kehtivad samad tähtajad. Soovitame kasutada kalendrit, kuhu märgid kõik olulised kuupäevad. Nii väldid hilinenud esitamisi ja trahve.

6. Vaata üle oma rahavoog ja hooajalisus

Iga kuu lõpus analüüsi oma rahavoogu:

  • kui palju raha laekus ja kui palju kulutati;
  • kas on suuri väljaminekuid, mida oleks saanud ajastada teisiti;
  • kas on laekumata arveid, mis vajavad meeldetuletust;
  • kas on vaja täiendavat käibekapitali (nt arvelduskrediiti).

See aitab sul planeerida suuremaid investeeringuid ja vältida likviidsusprobleeme.

7. Tee kokkuvõte ja plaani järgmine kuu

Lõpetuseks tee lühike kokkuvõte kuu majandustulemustest:

  • milline oli käive ja kasum (või kahjum);
  • millised kulud olid suurimad;
  • millised tegevused tõid kõige rohkem tulu;
  • milliseid muudatusi teha järgmisel kuul.

See on hea harjumus, et hoida ettevõte arengus. Võid koostada lihtsa tabeli või kasutada raamatupidamistarkvara aruandeid.

Kuidas seda nimekirja kohandada oma ettevõttele?

Sõltuvalt ettevõtte tüübist ja suurusest võivad mõned punktid olla olulisemad kui teised. Näiteks:

  • FIE (füüsilisest isikust ettevõtja) võib keskenduda rohkem isiklike ja ettevõtluse tulude eristamisele ning tulumaksu ettemaksetele.
  • OÜ (osaühing) peab jälgima ka osakapitali, dividendide maksmist ja juhatuse liikme tasusid.
  • E-resident ettevõtja, kes juhib ettevõtet välismaalt, peaks erilist tähelepanu pöörama dokumentide digiteerimisele ja elektroonilisele allkirjastamisele.
  • Kasvav ettevõte võib vajada täiendavaid kontrollmehhanisme, näiteks varude arvestust või projektipõhist kulude jaotust.

Kohanda nimekirja vastavalt oma vajadustele ja ära karda küsida nõu oma raamatupidajalt.

Kuidas tarkvara saab aidata?

Raamatupidamistarkvara (nt arvekram.com) võib muuta selle protsessi palju lihtsamaks. Tarkvara võimaldab:

  • sisestada arveid ja kviitungeid kiiresti;
  • automaatselt arvutada käibemaksu;
  • genereerida deklaratsioone;
  • jälgida laekumisi ja makseid;
  • koostada aruandeid.

Kuid isegi parim tarkvara ei asenda sinu igakuist tähelepanu. Pead ikkagi üle vaatama, et kõik on õigesti sisestatud ja klassifitseeritud.

Kokkuvõte

Igakuine raamatupidamise kontrollnimekiri on lihtne viis hoida oma ettevõtte finantsid korras. Kuluta iga kuu veidi aega, et koguda dokumendid, kontrollida pangakontot, vaadata üle maksukohustused ja planeerida tulevikku. Nii väldid stressi, trahve ja üllatusi. Kui oled alguses, siis ära muretse – iga kuuga muutub see rutiin lihtsamaks.

Märkus. Käesolev artikkel on üldine juhend ega asenda professionaalset raamatupidamis- või õigusnõustamist. Iga ettevõtte olukord on erinev, seega konsulteeri alati vastava valdkonna spetsialistiga, et tagada õigusaktidele vastavus.