Uue majandusaasta algus: raamatupidamise praktiline stardiloend

Majandusaasta vahetus ei ole ainult kuupäev kalendris. See on hetk, mil varasemad otsused hakkavad mõjutama uue aasta tööd: kuidas liiguvad dokumendid, kes vastutab tähtaegade eest ja millised andmed on enne esimest kannet korda tehtud. Kui stardiloend jääb tegemata, ilmnevad puudujäägid tavaliselt kõige halvemal ajal – kas aruande koostamisel või siis, kui maksuhaldur või pank küsib selgitusi.

See juhend on mõeldud praktiliseks tööriistaks. See sobib nii füüsilisest isikust ettevõtjale, väikesele OÜ-le, e-residendile, kes juhib Eesti ettevõtet välismaalt, kui ka kasvavale ettevõttele, kus raamatupidamine on juba osaliselt delegeeritud. Maksumäärasid, tähtaegu ega seadusemuudatusi siin ei loetleta – need tuleb alati kontrollida kehtivast õigusaktist või küsida nõustajalt.

1. Alusta avaandmetest, mitte uutest kannetest

Uue aasta esimene ülesanne on veenduda, et lähtepunkt on usaldusväärne. Raamatupidamises tähendab see seda, et eelmise aasta lõppseis ja uue aasta avaandmed on omavahel kooskõlas.

Praktiline tegevusjärjekord:

• Võrdle eelmise majandusaasta lõppsaldo ja uue aasta avamissaldo kontode kaupa. Erinevused tuleb kirjeldada ja põhjendada, mitte lihtsalt üle kanda.
• Kontrolli, et kõik eelmise aasta tehingud on jõudnud raamatupidamisse. Eriti need, mis toimusid aasta viimastel päevadel.
• Vaata üle laekumata ja tasumata arved: millised on uue aasta alguses veel avatud ja kes nende eest vastutab.
• Kontrolli, et pangakontode, kassade ja laenude saldod vastaksid tegelikkusele.
• Kui ettevõttel on laoseisu, tee inventuur või vähemalt kontrolli, et laoarvestus ja raamatupidamine räägiksid sama keelt.

Näide: kui eelmise aasta detsembris väljastati arve, mille tasumine laekus jaanuaris, peab see olema uue aasta alguses kirjas nõudena ostjate vastu – mitte uue aasta tuluna. Just sellised piiripealsed tehingud tekitavad kõige rohkem segadust.

2. Pane paika dokumentide liikumine

Raamatupidamise kvaliteet sõltub suuresti sellest, kui kiiresti ja terviklikult jõuavad dokumendid raamatupidajani. Uue aasta algus on õige hetk protsess üle vaadata.

Mõtle läbi vähemalt need punktid:

• Kes esitab dokumendid? Kas ostuarved liiguvad ühest kohast või saadab iga töötaja need eraldi? Mida rohkem kanaleid, seda suurem on kadumise risk.
• Millises vormis? Paberkandja, e-arve, PDF, pildistatud tšekk – iga vorm vajab selget reeglit, kuhu ja kuidas see jõuab.
• Mis on tähtaeg? Näiteks kokkulepe, et jooksva kuu dokumendid on raamatupidajale teada kindlaks kuupäevaks. Tähtaeg peab olema realistlik ja kirjalikult fikseeritud.
• Kes kontrollib? Kui raamatupidaja teeb kande, peaks olema selge, kes kinnitab kuludokumendi sisulise õigsuse.

Väike ettevõte saab hakkama lihtsa reegliga: üks kanal, üks tähtaeg, üks vastutaja. Kasvav ettevõte vajab juba kirjeldatud protsessi, sest töötajate arv ja tehingute hulk kasvavad kiiremini kui suulised kokkulepped.

3. Vaata üle kontode ja mõõdikute loend

Uue aasta alguses on mõistlik kontrollida, kas raamatupidamise kontoplaan ja aruandlus vastavad ettevõtte tegelikule tegevusele. Kui ettevõte on aasta jooksul alustanud uue tegevusvaldkonnaga või muutnud oluliselt kulustruktuuri, võib vana kontoplaan olla liiga üldine või liiga detailne.

Mida üle vaadata:

• Kas olulised kulud on eristatavad või upuvad need ühte koondkonto alla?
• Kas tulud on jaotatud nii, et nendest saab aru ilma lisaselgitusteta?
• Kas ettevõttel on vaja eraldi jälgida projekte, kliente või tooteliine?
• Kas palga- ja tööjõukulud on eristatud nii, et nende analüüs on võimalik?

See ei ole raamatupidamise esteetika küsimus. Kui kontod on liiga üldised, kulub aruande koostamiseks ja otsuste tegemiseks ebaproportsionaalselt palju aega. Kui neid on liiga palju, tekib segadus ja vead. Tasakaal sõltub ettevõtte suurusest ja vajadustest.

4. Fikseeri vastutused ja kokkulepped kirjalikult

Paljud raamatupidamise probleemid ei ole tehnilised, vaid tulenevad sellest, et keegi ei tea, kes mida teeb. Uue majandusaasta algus on loomulik hetk need kokkulepped üle korrata.

Pange kirja vähemalt:

• kes koostab ja kes kinnitab aruanded;
• kes esitab deklaratsioonid ja muud kohustuslikud dokumendid;
• kes vastutab dokumentide õigeaegse esitamise eest;
• kuidas toimub asendamine puhkuse või haiguse ajal;
• kellele ja mis vormis antakse ülevaade majandustulemustest.

E-residendi puhul tasub eraldi kokku leppida, kuidas toimub suhtlus ja dokumentide vahetus üle ajavööndite ning kes hoiab end kursis Eesti regulatsiooniga. See ei pea olema keeruline protsess, kuid see peab olema kirjas.

Näide: kui ettevõttes teeb raamatupidamist välispartner, peaks olema selge, kes Eesti pool vastutab sisendandmete õigsuse ja õigeaegse esitamise eest. Vastutus ei kandu automaatselt üle koos teenusega.

5. Tee esimene kuu proovikontroll

Kõige parem viis uue aasta stardiloendit testida on vaadata esimest kuud kui väikest proovi. Kui jaanuaris (või teie majandusaasta esimeses kuus) tekivad samad probleemid mis eelmisel aastal, on mõtet protsess uuesti üle vaadata.

Praktiline proovikontroll:

• Kas kõik kuu tehingud on jõudnud raamatupidamisse kokkulepitud ajaks?
• Kas avatud arvete nimekiri on ajakohane?
• Kas kõik kulud on kinnitatud ja kontole pandud?
• Kas tekkinud on küsimusi, mis vajaksid eelnevat kokkulepet?
• Kas raamatupidamisest saab kätte ülevaate, millest ettevõtja aru saab?

Kui vastus mõnele punktile on eitav, ei ole vaja süüdistada raamatupidajat ega ettevõtjat – tavaliselt on põhjus protsessis, mitte inimestes. Näiteks kui kulusid kinnitatakse alles kuu lõpus, venib kogu ahel. Lahendus on kokkulepe, mitte kiirem trükkimine.

Kokkuvõte

Uue majandusaasta algus on võimalus teha raamatupidamine korralikuks enne, kui kiire hooaeg sellega tegelemiseks aega ei jäta. Avaandmete kontroll, dokumentide liikumise kokkuleppimine, kontoplaani ülevaatamine, vastutuste fikseerimine ja esimese kuu proovikontroll moodustavad lihtsa, kuid tõhusa stardiloendi. See sobib nii ühele inimesele kui ka kasvavale meeskonnale – erineb ainult detailide hulk.

Kui ettevõttes kasutatakse raamatupidamistarkvara, näiteks arvekram.com, tasub uue aasta alguses üle vaadata ka see, millised andmed on süsteemis avatud ja kas need vastavad tegelikule seisule. Tarkvara ise ei asenda kokkuleppeid, kuid teeb nende järgimise lihtsamaks.

Märkus: See artikkel on üldine töökorralduslik juhend ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Konkreetsete kohustuste, tähtaegade ja seadusenõuete osas konsulteeri raamatupidaja või õigusnõustajaga.