Tõrgeteta koostöö raamatupidajaga: kuidas andmed ja kokkulepped aega säästavad

Iga ettevõtja teab, et raamatupidamine on vajalik, kuid tihti tülikas kohustus. Kui teed koostööd raamatupidajaga, võib see sujuv ja efektiivne olla – või siis pidev tüli- ja viivituste allikas. Suur osa sellest, kui sujuvaks koostöö kujuneb, sõltub sinust endast: kuidas sa andmeid esitad, millised kokkulepped oled raamatupidajaga sõlminud ja kuidas suhtled. Selles artiklis vaatame, kuidas saad oma raamatupidajaga koostööd paremaks muuta, aega säästa ja vältida pahandusi.

Miks on hea koostöö oluline?

Raamatupidaja ei ole ainult see inimene, kes deklaratsioone esitab ja aastaaruannet koostab. Hea raamatupidaja on sinu äripartner, kes aitab sul näha ettevõtte rahalist seisu ja teha õigeid otsuseid. Kui aga andmed jõuavad tema lauale hilja, puudulikena või segastena, kannatab kogu protsess: deklaratsioonid võivad hilineda, maksud võivad olla valesti arvutatud ja sa võid saada trahvi. Lisaks pead sa ise kulutama lisaaega, et puuduvaid andmeid otsida ja selgitusi anda.

Aja säästmiseks ja sujuvaks koostööks on oluline, et mõlemad pooled teavad, mida oodata. See tähendab, et sul on selged kokkulepped ja sa esitad raamatupidajale õiged andmed õigel ajal.

Milliseid andmeid raamatupidaja sinult vajab?

Esmalt on oluline mõista, milliseid andmeid raamatupidaja üldse vajab. Kuigi iga ettevõte on erinev, on mõned põhilised dokumendid, mida raamatupidaja igakuiselt või perioodiliselt ootab:

Müügiarved: kõik väljastatud arved, olgu need siis paberil või elektroonsed. Kui kasutad raamatupidamistarkvara, saad need automaatselt edastada.
Ostuarbed: kõik arved, mida oled saanud oma tarnijatelt ja teenusepakkujatelt. Hoia need kindlasti alles ja edasta õigeaegselt.
Panga väljavõtted: pangakonto väljavõtted, mis näitavad kõiki laekumisi ja väljamakseid. Tänapäeval on paljudel pankadel automaatne ühendus raamatupidamistarkvaraga, mis teeb selle lihtsamaks.
Kassa dokumendid: kui müüd sularahas, siis kassakviitungid ja sularaha liikumise dokumendid.
Palgaandmed: kui sul on töötajaid, siis palgaarvestuse aluseks olevad andmed: töölepingud, haiguslehed, puhkused jne.
Maksud ja deklaratsioonid: kõik maksudega seotud dokumendid, nagu käibedeklaratsioonid, sotsiaalmaksu deklaratsioonid jne.
Muud dokumendid: olenevalt ettevõtte tegevusest võib vaja minna ka muid dokumente, nagu lepingud, kviitungid, tšekid jne.

Kuidas andmeid esitada?

Parim viis on kasutada digitaalseid kanaleid: e-post, failijagamine, raamatupidamistarkvara. Kui sinu raamatupidaja kasutab mõnda raamatupidamistarkvara, näiteks arvekram.com, siis saad sa andmed otse sinna sisestada või pildistada ja üles laadida. See vähendab paberimajandust ja teeb koostöö kiiremaks.

Kui sa esitad andmeid paberkandjal, siis veendu, et need oleksid loetavad ja korras. Skaneeri või pildista arved korralikult, et need oleksid selged ja kõik andmed nähtavad.

Kuidas kokkulepped aitavad aega säästa?

Iga ettevõte on erinev, seega on oluline sõlmida raamatupidajaga selged kokkulepped, mis on mõlemale poolele sobivad. Need kokkulepped võivad puudutada:

Tähtaegu: millal sa esitad andmed raamatupidajale? Millal raamatupidaja esitab deklaratsioonid või aruanded? Millal toimub suhtlus?
Suhtluskanaleid: kas suhtlete e-posti, telefoni või koosolekute teel? Kui tihti?
Vastutusalasid: kes vastutab selle eest, et andmed on õigeaegselt esitatud? Kes kontrollib andmete õigsust?
Teenuse ulatust: millised on raamatupidaja teenused? Kas ta tegeleb ainult raamatupidamisega või ka maksunõustamisega?

Näide: tähtajad

Näiteks võid kokku leppida, et esitad kõik oma dokumendid iga kuu 5. kuupäevaks. Raamatupidaja omakorda kinnitab, et deklaratsioonid esitatakse maksuametile õigeaegselt. Kui sul on hooajaline ettevõte, siis võite kokku leppida, et esitate andmed vastavalt oma müügihooajale.

Näide: suhtluskanalid

Kui sa eelistad kiireid vastuseid, siis lepi kokku, et suhtled raamatupidajaga e-posti teel ja vastad 24 tunni jooksul. Kui vajad pidevat nõu, siis võite leppida kokku igakuised kohtumised, kus arutate ettevõtte rahalist seisu.

Kuidas valmistuda raamatupidajaga suhtlemiseks?

Enne kui sa oma raamatupidajaga ühendust võtad, mõtle läbi, mida sa tahad küsida või mida sa vajad. See aitab sul aega säästa ja saad vastused kiiremini.

Tee nimekiri: kirjuta üles kõik küsimused, mis sul on. Nii ei unusta sa midagi ja raamatupidaja saab vastata kõigile korraga.
Kogu dokumendid: kui sul on vaja arutada mõnda konkreetset dokumenti, siis hoia see käepärast.
Ole täpne: kui sa kirjeldad probleemi, siis ole täpne – too välja kuupäevad, summad ja muud olulised detailid.

Kuidas hoida oma raamatupidamisdokumente korras?

Korras dokumendid on aluseks sujuvale koostööle. Siin on mõned näpunäited, kuidas oma dokumente korras hoida:

Digiteeri: kasuta digitaalseid lahendusi, et hoida oma arveid ja muid dokumente elektroonselt. See hoiab kokku ruumi ja teeb otsimise lihtsamaks.
Süstematiseeri: loo kaustad kuude või projektide lõikes, et sa leiaksid vajaliku dokumendi kiiresti.
Arhiveeri: vanemad dokumendid arhiveeri eraldi kausta, et need ei segaks igapäevast tööd.
Kontrolli: kontrolli perioodiliselt, et kõik olulised dokumendid on olemas ja õiged.

Kuidas käituda, kui tekib probleem?

Kui märkad, et sinu raamatupidaja on teinud vea või kui sul on küsimus, siis ära jää ootama, vaid võta kohe ühendust. Mida varem probleemi teadvustad, seda kiiremini saab selle lahendada. Ole viisakas ja kirjelda probleemi selgelt, et raamatupidaja saaks aru, mida sa vajad.

Kuidas teha koostööd e-residendina?

E-residentidele on raamatupidamine eriti oluline, kuna nad juhivad sageli oma ettevõtet eemalt. Sel juhul on digitaalne suhtlus veelgi olulisem. Veendu, et sul on usaldusväärne internetiühendus ja kasuta turvalisi kanaleid. Raamatupidaja peaks olema harjunud töötama e-residentidega ja mõistma nende vajadusi.

Kokkuvõte

Hea koostöö raamatupidajaga algab sinust endast. Kui sa esitad andmed õigeaegselt ja korrektselt, sõlmite selged kokkulepped ja suhtled avatult, siis säästad nii enda kui ka raamatupidaja aega. See omakorda võimaldab raamatupidajal keskenduda olulisemale – sinu ettevõtte rahalise tervise jälgimisele ja nõustamisele.

Mõtle oma raamatupidajale kui partnerile, mitte kui vajalikule kurjale. Investeeri aega koostöö sujuvamaks muutmisse ja see tasub end kindlasti ära.

Märkus: käesolev artikkel on mõeldud üldiseks informatsiooniks ega asenda professionaalset raamatupidamis- ega maksunõustamist. Enne konkreetsete otsuste tegemist konsulteeri oma raamatupidaja või maksunõustajaga.