Käibemaksu arvestus ettevõttes: praktiline juhend igapäevaseks tööks

Käibemaks on paljude ettevõtjate jaoks üks keerulisemaid makse, sest selle arvestus puudutab nii müüki kui ka oste. Ühest küljest tuleb käibemaksu lisada oma arvetele ja kanda see riigile, teisalt saab sisendkäibemaksu maha arvata. See juhend aitab sul mõista käibemaksu põhimõtteid, arvestuse praktilist külge ja levinud lõkse, et saaksid oma ettevõtte raamatupidamist paremini korraldada.

Käibemaksu põhitõed: mida pead teadma

Käibemaks on tarbimismaks, mis lisandub kaupade ja teenuste hinnale. Ettevõte on käibemaksukohustuslane alates teatud käibe piirist või vabatahtliku registreerimise korral. Käibemaksukohustuslasena pead:

  • Arvetele lisama käibemaksu (väljundkäibemaks)
  • Esitama käibemaksuaruandeid (enamasti kord kvartalis)
  • Maksma käibemaksu riigile, arvestades maha sisendkäibemaksu

Sisendkäibemaks on käibemaks, mille oled ise tasunud oma ettevõtlusega seotud kuludelt. Seda saad maha arvata väljundkäibemaksust, kui kulud on ettevõtlusega seotud ja sul on nõuetekohane arve.

Näide: OÜ Müük OÜ müüb kaupa hinnaga 1000 eurot + käibemaks. Kui käibemaksumäär on 20%, siis arve lõppsumma on 1200 eurot. OÜ kannab riigile 200 eurot käibemaksu, kuid võib maha arvata oma ostuarvetel oleva käibemaksu (nt kontoritarbed 50 eurot + käibemaks 10 eurot). Seega kantakse riigile 200 - 10 = 190 eurot.

Kuidas arvestada käibemaksu igapäevatöös

Käibemaksu arvestus algab korrektsest arveldusest. Igal müügiarvel peavad olema välja toodud:

  • Arve väljastamise kuupäev
  • Müüja ja ostja nimi ning registrikood (või isikukood)
  • Kauba/teenuse kirjeldus ja kogus
  • Müügihind ilma käibemaksuta
  • Käibemaksumäär ja käibemaksu summa
  • Kokku koos käibemaksuga

Ostuarveid tuleb hoida ja need peavad vastama samadele nõuetele. Kui ostuarve on puudulik, võib sisendkäibemaksu mahaarvamine olla keelatud.

Näide: FIE ostab töövahendi hinnaga 500 eurot + käibemaks 100 eurot. Ta saab sisendkäibemaksuna maha arvata 100 eurot, kui vahend on ettevõtluseks vajalik ja arve on korrektne. Kui arve on väljastatud eraisikule, mitte ettevõttele, siis sisendkäibemaksu maha arvata ei saa.

Käibemaksuaruande esitamine ja tasumine

Käibemaksuaruande esitamise sagedus sõltub ettevõtte käibest, kuid enamasti on see kord kvartalis. Aruandes deklareerid:

  • Müügikäibe ja väljundkäibemaksu
  • Ostukäibe ja sisendkäibemaksu
  • Käibemaksu vahe, mis tuleb tasuda või tagasi saada

Aruande esitamise ja maksu tasumise tähtpäev on tavaliselt aruandeperioodile järgneva kuu 20. kuupäevaks. Kui aruanne esitatakse õigeaegselt, saab vältida viiviseid.

Näide: I kvartali (jaanuar-märts) käibemaksuaruanne tuleb esitada 20. aprilliks. Kui aruandes on tasumisele kuuluv summa, tuleb see ka selleks kuupäevaks tasuda.

Käibemaksu erisused: FIE, OÜ ja e-resident

FIE

FIE-na on käibemaksukohustus sarnane OÜ-le, kuid on mõned erisused:

  • FIE saab käibemaksu arvestada kassapõhiselt, kui tema käive on väiksem teatud piirist. See tähendab, et käibemaksu arvestatakse raha laekumisel, mitte arve väljastamisel.
  • FIE võib olla vabastatud käibemaksukohustusest, kui tema käive jääb alla piirmäära, kuid vabatahtlik registreerimine võib olla kasulik, kui ettevõttel on palju sisendkäibemaksu.

OÜ

OÜ puhul on käibemaksukohustus tavaliselt tekkepõhine, st arve väljastamisel. OÜ-l on kohustus registreeruda käibemaksukohustuslaseks alates teatud käibe piirist. OÜ saab valida kassapõhise arvestuse, kui tema käive on alla piiri.

E-resident

E-residendist ettevõtja saab käibemaksu arvestada Eesti seaduste järgi, kui tema ettevõte on registreeritud Eestis. E-residentidele kehtivad samad reeglid nagu kohalikele ettevõtetele, kuid on oluline jälgida piiriüleseid tehinguid, sest need võivad olla käibemaksuvabad või kuuluda pöördmaksustamise alla.

Levinud vead käibemaksu arvestuses

  1. Sisendkäibemaksu mahaarvamine mitte-ettevõtlusega seotud kuludelt. Näiteks eraostude arveid ei tohi maha arvata.
  2. Vale käibemaksumäära kasutamine. Eestis on erinevad määrad erinevatele kaupadele ja teenustele. Kontrolli alati kehtivat määra.
  3. Aruande hilinemine. Hilinenud aruanne toob kaasa viivise ja võib tekitada probleeme maksuametiga.
  4. Puudulikud arved. Kui arvel puuduvad nõutud andmed, võib sisendkäibemaks jääda maha arvamata.
  5. Käibemaksu arvestamine kassapõhiselt, kui ei ole õigust. Kassapõhist arvestust saab kasutada ainult teatud tingimustel.

Kuidas käibemaksu arvestust lihtsustada

Käibemaksu arvestuse lihtsustamiseks on soovitatav:

  • Kasuta raamatupidamistarkvara, mis arvutab käibemaksu automaatselt ja genereerib aruandeid. Näiteks arvekram.com võib aidata arveldust ja käibemaksu arvestust automatiseerida.
  • Pea eraldi arvestust sisend- ja väljundkäibemaksu kohta, et aruande koostamine oleks lihtne.
  • Jälgi tähtaegu ja pane meeldetuletused, et vältida hilinemist.
  • Konsulteeri raamatupidajaga, eriti kui sul on keerulisemad tehingud (nt eksport, import, pöördmaksustamine).

Kokkuvõte

Käibemaksu arvestus ei pea olema hirmutav, kui mõistad põhimõtteid ja oled korrektne oma arvelduses. Pea meeles, et sisendkäibemaksu saad maha arvata ainult ettevõtlusega seotud kuludelt, ja esita aruandeid õigeaegselt. Kui tekib kahtlusi, pöördu professionaalse nõustaja poole.

Käesolev artikkel on mõeldud üldiseks informatsiooniks ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Iga ettevõtte olukord on erinev, seega konsulteeri alati vastava valdkonna spetsialistiga.