E-arved Eestis: kuidas valida toimiv protsess alates koostamisest kuni arhiveerimiseni

E-arvete kasutuselevõtt ei ole enam ainult suurte ettevõtete teema. FIE-d, OÜ-d, e-residendid ja kasvavad ettevõtted peavad üha sagedamini otsustama, kuidas e-arveid koostada, saata, vastu võtta ja arhiveerida. See artikkel annab praktilise raamistiku, mille abil hinnata oma vajadusi ja valida protsess, mis toimib ka siis, kui ettevõte kasvab.

E-arve all mõistetakse tavaliselt masinloetavat arvet, mis liigub saatja ja saaja vahel elektrooniliselt ning mida saab automaatselt töödelda. See erineb PDF-arvest, mis on sageli vaid pilt või trükifail. E-arve eelised tulevad esile siis, kui kogu protsess – alates koostamisest kuni arhiveerimiseni – on läbi mõeldud. Alljärgnev juhend aitab seda teha.

Miks e-arve protsess vajab valimist, mitte juhuslikku lahendust

Paljud ettevõtted alustavad e-arvetega nii, et saadavad PDF-faili e-postiga ja nimetavad seda e-arveks. See võib olla esimene samm, kuid pikas plaanis tekitab see topeltööd: andmeid tuleb käsitsi sisestada, vigu tekib rohkem ja arhiveerimine on ebaühtlane. Toimiv protsess tähendab, et iga arve liigub ühest süsteemist teise ilma käsitsi sekkumiseta või minimaalse sekkumisega.

Protsessi valimisel tuleb arvestada nelja põhietappi: koostamine, saatmine, vastuvõtmine ja kinnitamine ning arhiveerimine. Iga etapi jaoks on erinevaid võimalusi ja nende valik sõltub ettevõtte suurusest, tegevusalast ja partnerite ootustest. Näiteks FIE, kes teenindab eraisikuid, võib vajada lihtsat lahendust, kus arve saab luua ja saata ilma keeruka süsteemita. OÜ, kellel on palju hankijaid, vajab aga vastuvõtuautomaatikat, et vältida topeltandmesisestust.

E-residendil võib olla täiendav väljakutse: ta tegutseb sageli piiriüleselt ja peab arvestama eri riikide nõuetega. Kasvav ettevõte peab aga mõtlema, kuidas protsess skaleerub, kui arvete arv kasvab ja meeskonda lisandub inimesi. Seetõttu ei ole üks universaalne lahendus kõigile parim. Oluline on hinnata oma vajadusi ja valida protsess, mida saab hiljem laiendada.

E-arve koostamine: millistest valikutest alustada

E-arve koostamine algab sellest, millist formaati ja kanalit kasutada. Eestis on levinud mitmed lähenemised, kuid kõige olulisem on, et arve sisaldaks kõiki vajalikke andmeid ja oleks masinloetav. Kui koostate arve oma raamatupidamistarkvaras, on see tavaliselt juba e-arve vormingus või seda saab sellesse eksportida.

Valikud:

Raamatupidamistarkvara e-arve moodul. Paljud tarkvarad pakuvad võimalust koostada arveid, mis vastavad e-arve standarditele. See on mugav, kui kogu raamatupidamine käib samas süsteemis. Näiteks arvekram.com on üks võimalus, kuid protsessi valimisel tuleks lähtuda oma vajadustest, mitte ainult tarkvara nimest.
Eraldi e-arve teenus. Mõned ettevõtted kasutavad spetsiaalseid teenuseid, mis võimaldavad arveid koostada ja saata. See võib olla kasulik, kui raamatupidamine on väljastatud, kuid soovitakse ise arveid luua.
Käsitsi loodud XML-fail. Tehniliselt võimalik, kuid nõuab palju käsitööd ja teadmisi. Sobib pigem arendajatele või erilahendustele.

Koostamise juures on oluline mõelda, kes on arve saaja. Kui saajaks on teine ettevõte, eelistab see tõenäoliselt masinloetavat e-arvet. Kui saajaks on eraisik, piisab sageli PDF-ist, kuid ka siis võib e-arve olla kasulik, kui soovite pakkuda mugavamat lahendust.

Näide: FIE, kes osutab konsultatsiooniteenuseid, saab koostada arve oma raamatupidamistarkvaras ja saata selle e-postiga PDF-failina. Kui aga sama FIE hakkab teenindama suuremaid ettevõtteid, kes nõuavad e-arveid, tuleb tal üle minna masinloetavale vormingule. See võib tähendada tarkvara vahetust või e-arve mooduli lisamist.

E-arve saatmine ja vastuvõtmine: kanalid ja automaatika

Saatmise kanal sõltub sellest, milliseid kanaleid saaja toetab. Eestis on levinud mitmed võimalused: e-post, e-arve operaatorid, pangakanalid ja API-liidesed. Kõige tavalisem on e-arve saatmine operaatori kaudu, kes vahendab arve saajani. See eeldab, et mõlemad osapooled on sama operaatoriga liitunud või operaatorid suudavad omavahel suhelda.

Vastuvõtmine on sageli keerulisem kui saatmine, sest ettevõttel võib olla palju hankijaid, kes saadavad arveid erinevates vormingutes. Toimiv protsess tähendab, et vastuvõetud arved jõuavad automaatselt raamatupidamissüsteemi ja neid ei pea käsitsi sisestama. See säästab aega ja vähendab vigu.

Mida arvestada:

Ühilduvus partneritega. Enne e-arvele üleminekut tasub uurida, milliseid kanaleid teie põhilised partnerid kasutavad. Kui paljud neist eelistavad PDF-i, ei pruugi täielik e-arve protsess olla kohe mõttekas.
Automaatne andmete tuvastamine. Hea vastuvõtusüsteem tuvastab arvelt vajalikud andmed (arve number, kuupäev, summa, käibemaks) ja kannab need raamatupidamisse. See vähendab käsitsi sisestamist.
Kinnitamise töövoog. Kui ettevõttes on mitu inimest, kes peavad arveid kinnitama, peaks protsess võimaldama seda teha süsteemselt. See tähendab, et arve liigub kinnitajalt kinnitajale ja seejärel raamatupidamisse.

Näide: OÜ, kellel on kümme põhilist hankijat, võib kokku leppida, et kõik saadavad arved e-arve operaatori kaudu. Seejärel seadistab ta oma raamatupidamistarkvaras automaatse vastuvõtu, mis tõmbab arved süsteemi ja määrab need kinnitajale. Kui hankija saadab erandi korras PDF-i, tuleb see käsitsi sisestada, kuid see on harv juhus.

E-arve arhiveerimine: nõuded ja parimad tavad

Arhiveerimine on e-arve protsessi viimane, kuid mitte vähem tähtis etapp. Eestis kehtivad arhiveerimisele teatud nõuded, mis tulenevad raamatupidamise seadusest ja maksuseadustest. Üldiselt tuleb arveid säilitada seitse aastat, kuid täpsed nõuded võivad erineda. Käesolev artikkel ei anna õigusnõu, kuid üldine põhimõte on, et arved peavad olema kergesti leitavad ja loetavad kogu säilitusaja jooksul.

E-arve arhiveerimisel on oluline, et säiliks nii arve sisu kui ka masinloetavus. Kui arve on XML-vormingus, tuleks säilitada algne fail, mitte ainult PDF-eksport. See võimaldab hiljem andmeid automaatselt töödelda, kui vaja.

Parimad tavad:

Kesksüsteemne arhiiv. Kõik arved, nii saadetud kui ka vastuvõetud, peaksid olema ühes kohas. See lihtsustab otsimist ja auditeerimist.
Varundamine. Arhiivi tuleb regulaarselt varundada. Pilvelahendused teevad seda sageli automaatselt, kuid ka kohaliku serveri puhul tuleb varundus korraldada.
Ligipääs ja õigused. Määrake, kes pääsevad arhiivile ligi. Raamatupidaja vajab juurdepääsu, kuid kõigil ei pea olema õigust arveid muuta.
Säilitustähtaeg. Jälgige, et arveid ei kustutataks enne nõutud tähtaega. Hea süsteem teeb seda automaatselt.

Näide: Kasvav ettevõte, kes on laienenud mitmesse riiki, peab arvestama, et eri riikides võivad olla erinevad arhiveerimisnõuded. Seetõttu tasub valida arhiveerimissüsteem, mis toetab mitut jurisdiktsiooni ja märgistab arved vastavalt.

Kuidas valida enda ettevõttele sobiv lahendus

Sobiva e-arve protsessi valimiseks tuleks läbi mõelda mitu aspekti. Alustage oma vajaduste kaardistamisest:

Kui palju arveid te koostate ja saate? Väike arv võib tähendada, et käsitsi protsess on esialgu piisav, kuid kasvades muutub automaatika vajalikuks.
Millised on teie partnerite ootused? Kui enamik partnereid nõuab e-arveid, tuleb see tingimata kasutusele võtta.
Milline on teie raamatupidamise korraldus? Kui raamatupidamine on väljastatud, uurige, millist e-arve lahendust teie raamatupidaja toetab.
Milline on teie eelarve? E-arve lahendused võivad olla tasulised, kuid need võivad säästa aega ja vältida vigu, mis võivad kaasa tuua kulutusi.
Kuidas teie ettevõte kasvab? Valige lahendus, mida saab laiendada, kui arvete arv ja töötajate hulk suureneb.

Praktiline lähenemine on alustada lihtsamast lahendusest ja liikuda keerukama poole vastavalt vajadusele. Näiteks FIE võib alustada arvete koostamisega raamatupidamistarkvaras ja saata need PDF-ina. Kui tekib vajadus e-arvete järele, saab lisada e-arve mooduli või vahetada tarkvara. OÜ, kellel on juba palju partnereid, võib kohe alustada e-arve operaatori kasutamisega.

E-residendile võib olla oluline, et lahendus toetaks mitut keelt ja valuutat. Kasvav ettevõte peaks aga eelistama lahendust, mis integreerub tema olemasolevate süsteemidega (nt ERP, CRM) ja mida saab automatiseerida.

Kokkuvõte

E-arve protsessi valimine ei ole ühekordne otsus, vaid protsess, mida tuleb aeg-ajalt üle vaadata. Oluline on keskenduda sellele, et arved liiguksid sujuvalt, andmed oleksid täpsed ja arhiveerimine vastaks nõuetele. Nii FIE, OÜ, e-resident kui ka kasvav ettevõte võivad leida endale sobiva lahenduse, kui nad mõtlevad läbi oma vajadused ja valivad paindliku süsteemi.

Märkus: See artikkel on üldine praktiline juhend ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Konkreetsete otsuste tegemisel konsulteerige oma raamatupidaja või juristiga.