Arve põhiandmed: mida peab Eesti ettevõte arvel kontrollima

Arve on ettevõtluses üks olulisemaid dokumente. See ei ole lihtsalt maksepalve, vaid raamatupidamise algdokument, mille põhjal kajastatakse tulusid ja kulusid. Puudulik või vigane arve võib kaasa tuua probleeme nii müüjale kui ka ostjale: raamatupidamiskanded võivad olla valed, maksuarvestus võib osutuda ebatäpseks ning vaidluste korral on raske tõestada tehingu sisu.

See artikkel annab praktilise ülevaate arve põhiandmetest, mida iga Eesti ettevõte – olgu selleks FIE, OÜ, e-residendi ettevõte või kasvav ettevõte – peaks igal arvel kontrollima. Käsitleme nii Eestis kehtivaid üldnõudeid kui ka rahvusvahelise käibe erisusi. Artikkel on ajatu ega keskendu konkreetsetele maksumääradele ega tähtaegadele, mis võivad muutuda.

Miks on arve põhiandmed olulised?

Arve peab olema selline, et sellest saaks üheselt aru nii raamatupidaja, maksuametnik kui ka äripartner. Kui arvel puudub näiteks tehingu kuupäev või osapoolte registreerimisnumber, võib arve osutuda raamatupidamises küsitavaks. Samuti võib puudulik arve takistada käibemaksu mahaarvamist või tulude-kulude õiget periodiseerimist.

Eesti raamatupidamise seadus ja käibemaksuseadus sätestavad nõuded, millele arve peab vastama. Kuigi iga ettevõte võib kasutada erinevat tarkvara, on põhiandmed universaalsed. Järgnevalt vaatame need andmed ükshaaval üle.

Kohustuslikud põhiandmed igal arvel

Sõltumata ettevõtte suurusest või tegevusalast peaks igal arvel olema järgmised andmed:

Arve number – ainulaadne ja järjestikune number, mis võimaldab arve tuvastada ja jälgida.
Arve väljastamise kuupäev – päev, millal arve koostati.
Tehingu kuupäev – päev, millal kaup üle anti või teenus osutati. See võib erineda arve väljastamise kuupäevast.
Müüja andmed – ärinimi, registreerimisnumber, aadress ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number (kui müüja on käibemaksukohustuslane).
Ostja andmed – ärinimi või nimi, registreerimisnumber või isikukood, aadress ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number, kui ostja on käibemaksukohustuslane.
Kauba või teenuse kirjeldus – piisavalt täpne, et mõista, mida müüdi. Näiteks „konsultatsiooniteenus“ on liiga üldine, kui tegelikult osutati arendusteenust.
Kogus ja ühik – kui see on asjakohane.
Ühiku hind ilma käibemaksuta – hind, millele lisandub käibemaks.
Käibemaksu määr ja summa – kui tehing on käibemaksuga maksustatav.
Summa ilma käibemaksuta – netosumma.
Arve kogusumma koos käibemaksuga – lõplik makstav summa.
Maksetähtaeg – kuupäev, millal makse peab laekuma.
Makseviis ja pangarekvisiidid – kuidas ja kuhu maksta.

Need andmed moodustavad arve selgroo. Kui mõni neist puudub, tasub see enne arve saatmist kindlasti lisada.

Eriolukorrad: pöördkäibemaks, ühendusesisene tehing ja eksport

Kõik arved ei ole ühesugused. Kui ettevõte teeb tehinguid väljaspool Eestit või rakendub pöördkäibemaks, tuleb arvele lisada täiendavaid andmeid.

Pöördkäibemaks

Pöördkäibemaksu korral vastutab käibemaksu deklareerimise eest ostja. Sellisel juhul tuleb arvel selgelt märkida, et tegemist on pöördkäibemaksuga, ja viidata vastavale seadusesättele. Näiteks võib arvele kirjutada: „Pöördkäibemaks, käibemaksuseaduse § 41.“ See annab ostjale kindluse, et ta peab käibemaksu ise arvestama.

Ühendusesisene käive

Kui müüakse kaupu teise Euroopa Liidu liikmesriigi käibemaksukohustuslasele, on tegemist ühendusesisese käibega. Arvel peab olema ostja kehtiv käibemaksukohustuslasena registreerimise number koos riigikoodiga. Samuti tuleb märkida, et tegemist on ühendusesisese käibega, ning viidata asjakohasele seadusesättele. See on vajalik selleks, et tehing oleks käibemaksust vabastatud.

Eksport väljapoole Euroopa Liitu

Eksportarvel peab olema märgitud, et tegemist on ekspordiga. Tavaliselt piisab viitest seadusesättele ja selgest kirjeldusest, et kaup on müüdud väljapoole EL-i. Tolliformaalsused võivad nõuda täiendavaid dokumente, kuid arve peab siiski sisaldama põhiandmeid.

Kuidas kontrollida arve õigsust enne saatmist?

Arve saatmine on lihtne, kuid selle õigsuse kontroll võib säästa palju aega ja vaeva. Siin on praktiline kontrollnimekiri:

Kontrolli arve numbrit – kas see on järjestikune ja ainulaadne?
Vaata üle kuupäevad – kas arve väljastamise ja tehingu kuupäev on olemas?
Kontrolli osapoolte andmeid – kas nimed, registreerimisnumbrid ja aadressid on õiged?
Veendu käibemaksu numbrites – kui oled käibemaksukohustuslane, kas sinu number on arvel? Kui ostja on käibemaksukohustuslane, kas tema number on olemas?
Kirjelda kaupa või teenust piisavalt – kas kirjeldus on üheselt mõistetav?
Kontrolli summasid – kas read, käibemaks ja kogusumma on õigesti arvutatud?
Lisa eritingimused – kas pöördkäibemaks, ühendusesisene käive või eksport on selgelt märgitud?
Määra maksetähtaeg – kas see on realistlik ja selgelt välja toodud?
Kontrolli pangarekvisiite – kas need on õiged ja täielikud?

See nimekiri sobib nii FIE-le, kes väljastab arveid mõnele kliendile, kui ka suuremale ettevõttele, kus arveid koostatakse iga päev.

Levinumad vead ja kuidas neid vältida

Isegi kogenud ettevõtjad teevad aeg-ajalt vigu. Siin on mõned sagedasemad probleemid ja lahendused.

Puuduv tehingu kuupäev – sageli pannakse ainult arve väljastamise kuupäev. Lahendus: lisa alati ka tehingu kuupäev, eriti kui need erinevad.
Ebatäpne kirjeldus – „teenus“ ei ütle midagi. Lahendus: kirjelda teenust või kaupa konkreetselt, et oleks selge, mille eest arve esitatakse.
Vale käibemaksu määr – määrad võivad muutuda ja erinevatele toodetele kehtivad erinevad määrad. Lahendus: kontrolli alati kehtivat määra ja rakenda seda õigesti.
Puuduv viide pöördkäibemaksule – kui rakendub pöördkäibemaks, peab see olema selgelt välja toodud. Lahendus: lisa vastav märge ja viide seadusesättele.
Valed pangarekvisiidid – üks vale number ja makse võib minna valesse kohta. Lahendus: kontrolli IBAN-i ja panga nime enne saatmist.

Nende vigade vältimine säästab aega nii sinul kui ka sinu raamatupidajal.

Arve digitaalselt: mida jälgida?

Paljud ettevõtted kasutavad arvete koostamiseks ja saatmiseks tarkvara. Näiteks arvekram.com on üks võimalus, mis aitab arveid hallata. Kuid sõltumata tarkvarast tuleb tagada, et arve sisaldaks kõiki vajalikke andmeid. Digitaalne arve peab vastama samadele nõuetele kui paberarve. Samuti tuleb säilitada arved vastavalt seaduses sätestatud tähtaegadele.

Kui kasutad e-arveid, veendu, et need on masinloetavad ja sisaldavad kõiki vajalikke välju. E-residentidel ja rahvusvahelistel ettevõtetel tasub jälgida, et arvel oleksid nii Eesti kui ka välisriigi nõuded täidetud, kui tehing on piiriülene.

Kokkuvõte

Arve põhiandmete kontrollimine on ettevõtluses hädavajalik. See ei ole ainult vorminõue, vaid osa heast raamatupidamistavast. Mida hoolikamalt sa arveid koostad, seda vähem on segadust nii sinu kui ka sinu partnerite jaoks. Kasuta ülaltoodud kontrollnimekirja iga arve puhul – nii oled kindel, et sinu arved on korrektsed ja vastavad kehtivatele nõuetele.

Märkus: See artikkel on üldine praktiline juhend ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Konkreetses olukorras soovitame pöörduda raamatupidaja või juristi poole.