Arve põhiandmed: mida peab Eesti ettevõte arvel kontrollima

Arve on ettevõtluse igapäevane tööriist, kuid samas ka dokument, millele kehtivad ranged nõuded. Vale või puudulik arve võib põhjustada probleeme raamatupidamises, maksuarvestuses ja suhetes kliendiga. Selles juhendis vaatame läbi arve põhiandmed, mida iga Eesti ettevõte – olgu see FIE, OÜ, e-resident või kasvav ettevõte – peaks arvel kontrollima.

Mis on arve ja miks sellel on tähendus?

Arve on dokument, mis tõendab kauba või teenuse müüki. See on aluseks nii müüja kui ostja raamatupidamiskannetele ning käibemaksuarvestusele. Korrektne arve aitab vältida arusaamatusi, kiirendab tasumist ja tagab, et maksuhalduril on piisavalt infot kontrollimiseks. Seega tasub arve koostamisele pühendada tähelepanu.

Arve kohustuslikud rekvisiidid

Eestis kehtivad arvetele esitatavad nõuded tulenevad raamatupidamise seadusest ja käibemaksuseadusest. Kuigi mõned nõuded sõltuvad sellest, kas arve on käibemaksuarve või lihtsalt raamatupidamisdokument, on olemas põhirekvisiidid, mis peavad olema igal arvel.

Müüja andmed

Igal arvel peavad olema müüja täielikud andmed: nimi, registrikood või isikukood (FIE puhul), aadress ja kontaktandmed. Kui müüja on käibemaksukohustuslane, tuleb lisada ka käibemaksukohustuslase number (KMKR). See on oluline nii Eesti-sisestel kui ka rahvusvahelistel arvetel.

Ostja andmed

Samuti peavad olema ostja andmed: nimi, registrikood või isikukood, aadress. Kui ostja on käibemaksukohustuslane ja arve on mõeldud käibemaksu mahaarvamiseks, peab arvel olema ka ostja käibemaksukohustuslase number. Eraisikust ostja puhul piisab nimest ja aadressist, kuid soovitav on lisada ka kontaktandmed.

Arve number ja kuupäev

Igal arvel peab olema unikaalne number, mis võimaldab arveid eristada. Arve number võib olla järjestikune või sisaldada muid tunnuseid, kuid see peab olema loogiline ja jälgitav. Arve kuupäev on oluline, sest see määrab maksustamisperioodi ja arve esitamise tähtajad.

Müüdud kaup või teenus

Arvel peab olema kirjeldatud, mida müüdi: kauba nimetus, kogus, ühikuhind või teenuse kirjeldus ja maht. Mida täpsem on kirjeldus, seda lihtsam on hiljem tõendada tehingu sisu. Näiteks "konsultatsioon" asemel kirjuta "majandusaasta aruande koostamise konsultatsioon, 3 tundi".

Müügi kuupäev

Lisaks arve kuupäevale tuleb märkida ka kauba või teenuse üleandmise kuupäev, kui see erineb arve kuupäevast. See on oluline käibemaksuarvestuses, sest maksustamissündmus võib toimuda enne arve väljastamist.

Summad ja käibemaks

Arvel peavad olema summad: netosumma (ilma käibemaksuta), käibemaksumäär ja käibemaksusumma ning bruttosumma (koos käibemaksuga). Kui arve on käibemaksuarve, tuleb iga käibemaksumäära kohta näidata eraldi summad. Eesti käibemaksumäärad on erinevad, seega kontrolli, milline määr sinu tehingule rakendub.

Maksustamisviis

Kui tehing on käibemaksuvaba või rakendub ümberpööratud maksustamine, tuleb sellele arvel viidata. Näiteks ekspordi või ühendusesisese käibe puhul tuleb märkida vastav viide käibemaksuseadusele. Samuti tuleb märkida, kui tegemist on pöördkäibemaksuga (reverse charge) B2B tehingutel teiste EL-i riikidega.

Käibemaksuarve erinõuded

Kui arve on käibemaksuarve, peavad sellel olema kõik käibemaksuseaduses nõutud andmed. Lisaks eelmainitule tuleb märkida:

arve väljastamise kuupäev (kui see erineb arve kuupäevast);
viide alusdokumendile, kui arve on parandusarve (kreeditarve);
käibemaksuarve puhul peab olema märgitud, et tegemist on käibemaksuarvega, kuigi see selgub juba käibemaksu olemasolust.

Parandusarve puhul tuleb viidata algsele arvele ja selgelt näidata, milliseid andmeid muudetakse.

Elektroonilised arved ja e-arveldamine

Eestis on e-arveldamine muutumas üha tavalisemaks. Elektrooniline arve on dokument, mis on loodud, saadetud ja vastu võetud elektrooniliselt. E-arve võib olla PDF-fail, aga ka struktureeritud andmetega fail (näiteks XML), mis võimaldab automaatset töötlemist. E-arvel peavad olema samad andmed nagu paberarvel, kuid formaat võib olla erinev.

E-arve eeliseks on kiirus ja väiksem vigade oht, sest andmed jõuavad otse raamatupidamistarkvarasse. Kui sa kasutad raamatupidamistarkvara, näiteks arvekram.com, saad sa arveid saata elektrooniliselt ja jälgida nende olekut.

Välismaised kliendid ja e-residendid

Kui müüd kaupu või teenuseid välismaale, eriti EL-i riikidesse, tuleb arvel kajastada täiendavaid andmeid. Näiteks:

kui müük on EL-i ettevõttele, kes on käibemaksukohustuslane, rakendub üldjuhul pöördkäibemaks, mistõttu arvel ei näidata käibemaksu, vaid märge "reverse charge";
kui müük on eraisikule teises EL-i riigis, võib kehtida kaugmüügi erisus, mis sõltub käibe suurusest;
ekspordil väljapoole EL-i tuleb arvel viidata ekspordile ja säilitada eksporditõendid.

E-residendist ettevõtja peab samuti järgima Eesti arvete nõudeid, kui tema ettevõte on registreeritud Eestis. E-residentsus iseenesest ei mõjuta arve nõudeid, kuid e-residendid peavad olema teadlikud, et nende arved peavad vastama Eesti seadustele.

Kuidas kontrollida arvet enne saatmist?

Enne arve saatmist tasub üle vaadata järgmised punktid:

Kas kõik kohustuslikud andmed on olemas?
Kas arve number ja kuupäev on õiged?
Kas summad on õigesti arvutatud ja käibemaks õige määraga?
Kas ostja andmed on õiged ja täielikud?
Kas arve sisu vastab tehtud tehingule?

Kui kasutad raamatupidamistarkvara, saad seadistada arvepõhja, mis sisaldab vajalikke välju ja vähendab vigade riski. Alati on hea mõte enne saatmist arve üle vaadata, eriti kui tegemist on uue kliendiga või keerukama tehinguga.

Kuidas arveid säilitada?

Raamatupidamise seadus kohustab arveid säilitama teatud aja jooksul. Säilitamise nõuded sõltuvad dokumendi liigist ja ettevõtte suurusest, kuid üldjuhul tuleb arveid säilitada vähemalt 7 aastat. Elektroonilisi arveid saab säilitada digitaalselt, kuid need peavad olema loetavad ja kättesaadavad. Soovitav on teha varukoopiaid ja hoida arveid süstemaatiliselt.

Kokkuvõte

Korrektne arve on ettevõtte usaldusväärsuse alus. Kontrollides arve põhiandmeid, väldid sa vigu, mis võivad põhjustada maksuprobleeme või viivitusi laekumises. Olgu sul väike FIE või kasvav OÜ, arve koostamisele tasub pühendada aega ja kasutada tarkvara, mis aitab hoida kõik andmed korras.

Märkus: see artikkel on mõeldud üldiseks informatsiooniks ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Enne oluliste otsuste tegemist konsulteeri vastava valdkonna spetsialistiga.