Arve põhiandmed: mida peab Eesti ettevõte arvel kontrollima

Arvete õigsus on ettevõtte raamatupidamise ja käibemaksuarvestuse alus. Väljastatud arve peab sisaldama teatud kohustuslikke andmeid, et see oleks kehtiv ja võimaldaks käibemaksu mahaarvamist. See juhend aitab nii alustaval ettevõtjal kui ka kasvaval meeskonnal kontrollida, et iga arve oleks korrektne – olgu tegemist Eesti-sisese müügi, ekspordi või arvega teisele ettevõttele.

Miks on arve põhiandmed olulised?

Arve ei ole pelgalt maksetaotlus. See on dokument, mis tõendab müügitehingut, on aluseks raamatupidamiskannetele ja võimaldab ostjal käibemaksu maha arvata, kui ta on käibemaksukohustuslane. Ebaõige või puudulik arve võib põhjustada viivitusi maksmises, probleeme maksuametiga ja isegi käibemaksu mahaarvamise keeldumise. Seetõttu tasub arve koostamisel olla hoolikas.

Mis andmed peavad arvel kindlasti olema?

Eesti raamatupidamistava ja käibemaksuseadus sätestavad miinimumnõuded arvele. Kui arve on väljastatud teisele ettevõttele (B2B), on nõuded rangemad. Järgnev loend on universaalne ja kehtib enamiku arvete puhul.

Müüja andmed

Müüja nimi ja aadress – juriidiline nimi ja registrijärgne aadress.
Registrikood – ettevõtte registrikood (äriregistrist). Füüsilisest isikust ettevõtja puhul isikukood või registrikood, kui ta on registreeritud.
Käibemaksukohustuslase number – kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, tuleb märkida käibemaksukohustuslasena registreerimise number (KMKR). See on oluline nii Eesti-sisestel kui ka rahvusvahelistel arvetel.
Kontaktandmed – telefon, e-post, veebileht; need hõlbustavad suhtlust, kuid ei ole kohustuslikud.

Ostja andmed

Ostja nimi ja aadress – kui ostja on ettevõte, siis nimi ja aadress; eraisiku puhul piisab nimest ja aadressist, kuid lisada võib ka isikukoodi.
Ostja registrikood – kui ostja on ettevõte, on soovitatav märkida registrikood. See aitab arvet identifitseerida ja väldib segadust.
Ostja käibemaksukohustuslase number – kui müük on käibemaksuvaba (nt eksport teise EL-i riiki), on ostja KMKR number kohustuslik, et tõendada käibemaksuvabastust.

Arve andmed

Arve number – iga arve peab olema unikaalse numbriga, et neid oleks lihtne eristada ja raamatupidamises viidata. Numbrid peaksid olema järjestikused või vähemalt loogilises süsteemis.
Arve kuupäev – kuupäev, mil arve väljastati. See on oluline käibemaksuarvestuse ja maksetähtaja arvestamise seisukohalt.
Müügi kuupäev – kui see erineb arve kuupäevast (nt teenus osutati varem), tuleks see eraldi välja tuua. See on vajalik, kui tegemist on ettemaksuga või kui teenus osutatakse pikema perioodi jooksul.
Maksetähtaeg – kuupäev, millal ostja peab arve tasuma. See ei ole kohustuslik, kuid oluline lepinguliste tingimuste täitmiseks.
Maksemeetod – pangaülekanne, makselink jne. See hõlbustab tasumist, kuid ei ole kohustuslik.

Müüdud kauba või teenuse andmed

Kirjeldus – selge ja üheselt mõistetav kirjeldus, mis võimaldab tuvastada, mida müüdi. Näiteks "Konsultatsioon veebidisaini alal, 3 tundi" või "Sülearvuti mudel X, seerianumber Y".
Kogus – mitu ühikut müüdi (tükid, tunnid, kilogrammid jne).
Ühiku hind – hind ilma käibemaksuta (netohind) või koos käibemaksuga (brutohind). Oluline on märkida, milline hind on kasutusel.
Käibemaksumäär – protsent, mida rakendatakse (nt 20%, 9%, 0% või 5% teatud kaupadele). Kui tegemist on käibemaksuvaba müügiga, tuleb märkida vastav viide seadusele.
Käibemaksusumma – arvutatud summa iga rea kohta või kokku.
Kogusumma – ridade summa ilma käibemaksuta, käibemaks ja lõppsumma koos käibemaksuga.

Muud olulised andmed

Viide lepingule või tellimusele – kui arve on seotud konkreetse lepinguga, võib lisada viitenumbri, et hõlbustada seostamist.
Märge "E-arve" – kui arve edastatakse e-arvena, tuleb see vastavalt tähistada.
Allkiri – arve ei pea olema allkirjastatud, kui see on väljastatud elektrooniliselt ja vastab nõuetele.

Käibemaksuarve erisused

Kui müük toimub teisele ettevõttele, on arve sisule rangemad nõuded. Lisaks eeltoodule tuleb arvel välja tuua:

Käibemaksukohustuslase number – nii müüja kui ostja oma.
Käibemaksumäär ja summa – iga käibemaksumäära kohta eraldi.
Viide käibemaksuvabastusele – kui müük on käibemaksuvaba (nt eksport, ühendusesisene käive), tuleb märkida asjakohane seaduse säte või põhjus.

Näide: Eesti ettevõte müüb teenust Soome ettevõttele. Arvel peab olema mõlema ettevõtte KMKR number ja märge, et tegemist on ühendusesisese teenuse osutamisega, millele kohaldub 0% käibemaks. Ilma ostja KMKR numbrita ei saa müüja tõendada, et müük on käibemaksuvaba.

Arve kontrollimise kontrollnimekiri

Enne arve väljastamist või vastuvõtmist tasub üle kontrollida järgmised punktid:

Müüja nimi, aadress ja registrikood on õiged.
Käibemaksukohustuslase number on õige ja kehtiv.
Ostja andmed on täpsed (nimi, registrikood, aadress).
Arve number on unikaalne ja kuupäev on õige.
Kaupade/teenuste kirjeldus on piisavalt täpne.
Kogused ja ühiku hinnad on õiged.
Käibemaksumäär ja -summa on õigesti arvutatud.
Kogusumma on õige.
Maksetähtaeg ja maksemeetod on selgelt nähtavad.
Vajadusel on viide lepingule või tellimusele.
Ekspordi või ühendusesisese müügi korral on viide vastavale sättele.

Kuidas arveid lihtsustada ja vältida vigu?

Arve koostamine käsitsi on aeganõudev ja veaohtlik. Paljud ettevõtted kasutavad raamatupidamistarkvara, mis automatiseerib arvete koostamise ja kontrollib nõutavaid välju. Sellised tööriistad aitavad tagada, et arve sisu vastab kehtivatele nõuetele, ning vähendavad inimlike vigade riski. Näiteks arvekram.com pakub arvehaldust, mis on suunatud just Eesti ettevõtetele ja e-residentidele.

Kokkuvõte

Korrektselt koostatud arve on ettevõtte usaldusväärsuse ja raamatupidamise selguse alus. Pöörake tähelepanu kohustuslikele andmetele, eriti käibemaksukohustuslase numbrile ja arve sisule, kui müüte teistele ettevõtetele. Kasutage kontrollnimekirja, et vältida puudusi. Kui kahtlete konkreetses olukorras, pöörduge oma raamatupidaja või maksunõustaja poole.

Käesolev artikkel on üldine juhend ega asenda professionaalset nõuannet. Maksuküsimustes pidage alati nõu oma raamatupidaja või maksunõustajaga.