Tõhus koostöö raamatupidajaga: millised andmed ja kokkulepped säästavad aega

Iga ettevõtja teab, et raamatupidamine on vajalik, kuid tihti tülikas. Hea koostöö raamatupidajaga võib aga muuta selle protsessi palju lihtsamaks. Kui mõlemad pooled mõistavad, milliseid andmeid on vaja ja millised on ootused, säästab see aega, raha ja närve. Selles artiklis anname praktilisi nõuandeid, kuidas korraldada andmevoogu ja sõlmida kokkuleppeid, mis muudavad koostöö raamatupidajaga tõhusaks.

1. Selged rollid ja vastutus

Esimene samm tõhusa koostöö suunas on selgete rollide ja vastutuse jaotamine. Iga ettevõte on erinev – FIE-l on lihtsam struktuur, OÜ-l võib olla mitu omanikku ja e-residendil võib olla piiriülene tegevus. Kuid põhimõte on sama: mõlemad pooled peavad teadma, kes mida teeb.

Raamatupidaja ülesanded:

  • Raamatupidamise seadusest tulenevate kannete tegemine
  • Aruannete koostamine ja esitamine
  • Maksuarvestuse õigeaegne teostamine
  • Nõustamine finantsotsustes
  • Vajadusel raamatupidamise sisekontrolli juurutamine

Ettevõtja ülesanded:

  • Algdokumentide (arved, kviitungid, lepingud) kogumine ja edastamine
  • Kuludokumentide õigeaegne esitamine
  • Pangakonto ja sularaha liikumiste kajastamine (või selleks vajaliku info andmine)
  • Maksuarvestuseks vajalike andmete õigeaegne esitamine (nt töötajate andmed, sõidupäevikud)
  • Muudatustest teavitamine (nt uus töötaja, uus tegevusala, uus maksukohustus)

Kokkuleppe näide:

Oletame, et FIE tegeleb käsitöö müügiga. Ta saab iga kuu lõpus pangakonto väljavõtte ja kogub kokku kõik kuludokumendid (materjali ostud, müügikohad, sidekulud jne). Ta edastab need raamatupidajale hiljemalt 5. kuupäevaks. Raamatupidaja kannab need andmed raamatupidamisprogrammi, koostab käibedeklaratsiooni ja esitab selle Maksu- ja Tolliametile. Samuti annab ta tagasisidet, kui mõni dokument puudub või on ebaselge.

2. Kokkulepitud andmete esitamise viis ja sagedus

Üks levinumaid probleeme on see, et andmed saabuvad raamatupidajale juhuslikult ja erinevates vormingutes. Selle vältimiseks leppige kokku:

  • Millises vormingus andmeid esitatakse (nt skaneeritud paberid, Exceli tabelid, pildid, otseühendus pangakontoga)
  • Millal andmed esitatakse (nt iga kuu 5. kuupäevaks, kord kvartalis)
  • Kuidas andmed edastatakse (e-post, pilveteenus, raamatupidamisprogrammi keskkond)

Näide e-residendist ettevõtjast:

E-resident peab oma OÜ raamatupidamist korras hoidma, kuid elab välismaal. Ta on kokku leppinud raamatupidajaga, et edastab kõik dokumendid iga kuu 10. kuupäevaks pilveteenuse kaudu. Ta skaneerib arved ja kviitungid ning laeb need ühte kausta. Raamatupidaja saab need kätte ja töötleb. See väldib e-kirjade kaudu saadetud piltide segadust ja tagab, et kõik on ühes kohas.

3. Olulised andmed, mida raamatupidaja vajab

Et raamatupidaja saaks oma tööd teha, vajab ta teatud andmeid. Siin on loend kõige olulisematest:

  • Müügiarved – kõik väljastatud arved, sh arve number, kuupäev, summa, käibemaksukohustus
  • Ostuarved – kõik sissetulevad arved, sh ostu kuupäev, summa, käibemaks
  • Pangakonto väljavõtted – kõik raha liikumised, sh laekumised ja väljamaksed
  • Sularaha kassa – kui on sularahatehinguid, siis kassa sissetulekud ja väljaminekud
  • Töötajate andmed – töölepingud, palgaarvestuse alused, haiguslehed, puhkused
  • Maksuarvestuse andmed – käibedeklaratsioonid, sotsiaalmaks, tulumaks, töötuskindlustus jne
  • Muud lepingud – nt rendilepingud, liisingulepingud, kindlustuslepingud

Konkreetne näide:

OÜ, mis tegeleb IT-teenustega, peab arvestama ka oma allhankijatele tehtud väljamaksetega. Raamatupidaja vajab iga allhankijaga sõlmitud lepingut ja arveid. Kui ettevõtja esitab need õigeaegselt, saab raamatupidaja õigesti kajastada kulud ja vajadusel teha kinnipidamisi.

4. Ajaline planeerimine – tähtajad ja regulaarsus

Tähtaegadest kinnipidamine on kriitilise tähtsusega. Raamatupidajal on omakorda tähtajad Maksu- ja Tolliametile esitamiseks. Leppige kokku realistlikud tähtajad, mis arvestavad teie ettevõtte iseärasusi.

Näide ajakavast:

    1. kuupäev: ettevõtja esitab eelmise kuu dokumendid
    1. kuupäev: raamatupidaja koostab käibedeklaratsiooni ja esitab selle
    1. kuupäev: raamatupidaja esitab ettevõtjale kuu kokkuvõtte ja maksuarvestuse

Kui teil on hooajaline ettevõte, võite kokku leppida, et suvekuudel esitate andmed harvemini, kuid sügisel tihedamini. Oluline on, et mõlemad pooled teavad, millal andmed tulevad.

Märkus: Maksuaruandluse tähtajad võivad varieeruda, seega kontrollige alati kehtivaid tähtaegu või küsige oma raamatupidajalt.

5. Suhtlemine ja tagasiside

Hea koostöö eeldab avatud suhtlust. Raamatupidaja ei ole ainult arvete sisestaja, vaid ka nõustaja. Leppige kokku, kuidas suhtlete:

  • Kas e-posti teel, telefoni teel või kohtumistel?
  • Kui tihti soovite saada ülevaadet oma ettevõtte majanduslikust seisust?
  • Kes on kontaktisik raamatupidaja poolel?

Näide:

Kasvav OÜ, kus on 10 töötajat, soovib igakuiselt saada lühikest ülevaadet palgafondist ja maksukohustustest. Raamatupidaja koostab selle ja saadab ettevõtja e-postile iga kuu 15. kuupäevaks. See aitab ettevõtjal planeerida rahavooge ja vältida üllatusi.

6. Digitaalsed lahendused ja andmeturve

Tänapäeval on palju digitaalseid lahendusi, mis lihtsustavad andmevahetust. Oluline on valida need, mis sobivad teie ettevõttele ja on turvalised. Leppige kokku, kuidas andmeid edastatakse ja kus neid hoitakse.

Näide:

Kui kasutate raamatupidamistarkvara nagu arvekram.com, saab raamatupidaja anda teile ligipääsu oma keskkonnale, kus saate ise dokumendid üles laadida. See vähendab e-kirjade hulka ja tagab, et kõik on ühes kohas. Samuti on oluline, et andmed oleksid krüpteeritud ja varundatud.

7. Mida teha, kui tekib erimeelsusi?

Isegi parimas koostöös võib tekkida arusaamatusi. Oluline on need lahendada kiiresti ja konstruktiivselt. Kui tekib küsimus mõne kande või arvestuse osas, ärge oodake, vaid küsige kohe. Raamatupidaja on seal selleks, et aidata.

Näide:

Kui ettevõtja ei saa aru, miks tema käibedeklaratsioonis on teatud summa, võib ta helistada raamatupidajale ja küsida selgitust. Parem on küsida kohe, kui lasta probleemil kasvada.

Kokkuvõte

Tõhus koostöö raamatupidajaga põhineb selgetel kokkulepetel, korrektsel andmeedastusel ja avatud suhtlusel. Kui mõlemad pooled teavad, mida oodata, on raamatupidamine sujuv ja säästab aega. Rakendage neid nõuandeid oma ettevõttes ja näete, kuidas koostöö muutub lihtsamaks.

Märkus: See artikkel on mõeldud üldiseks informatsiooniks ega asenda professionaalset raamatupidamis- ega õigusnõustamist. Enne oluliste otsuste tegemist konsulteerige oma raamatupidaja või õigusnõustajaga.