Kuidas valida raamatupidamistarkvara: FIE, OÜ ja kasvava tiimi vajadused
Raamatupidamistarkvara valik on üks olulisemaid otsuseid ettevõtte elus. Õige lahendus hoiab aega, raha ja närve, vale lahendus tekitab topelt tööd, vigaseid aruandeid ja maksudega seotud peavalu. Selles artiklis vaatleme, millised kriteeriumid on olulised just FIE-le, OÜ-le ja kasvavale tiimile, ning kuidas teha valik, mis toetab ettevõtte tegelikke vajadusi.
Mis teeb raamatupidamistarkvara heaks?
Hea raamatupidamistarkvara on see, mis sobib sinu ettevõtte igapäevatööga. See tähendab, et see on lihtne kasutada, vastab seadusandlusele ja aitab sul teha õigeid otsuseid. Enne valiku tegemist mõtle, millised on sinu ettevõtte põhivajadused: kas pead esitama regulaarselt käibedeklaratsioone, jälgima arveid, koostama majandusaasta aruannet või hoopis haldama palgaarvestust? Kui tead, mis on oluline, on lihtsam hinnata erinevaid lahendusi.
1. Ettevõtte vorm ja raamatupidamise keerukus
FIE ja OÜ on raamatupidamises väga erinevad. FIE puhul on tegu isikliku ettevõtlusega, kus tulu ja kulu kajastatakse füüsilise isiku tuluna. OÜ on iseseisev juriidiline isik, kus raamatupidamine on reguleeritum ning nõuab näiteks kahekordset kirjendamist. Seega tarkvara, mis sobib FIE-le, võib OÜ jaoks olla liiga lihtne või vastupidi – OÜ jaoks mõeldud tarkvara võib FIE-le olla üleliia keeruline.
FIE-na peaksid otsima tarkvara, mis võimaldab lihtsalt kajastada tulusid ja kulusid, arvutada maksude ettemakseid ja koostada ettevõtluse tuludeklaratsiooni. Samuti on oluline, et tarkvara toetaks sularaha ja panga väljavõtete importi, sest FIE-del on tihti palju väikeseid tehinguid.
OÜ puhul on oluline, et tarkvara toetaks täismahus raamatupidamist: pearaamat, müügi- ja ostuarved, varud, põhivara, palgaarvestus ja majandusaasta aruande koostamine. Lisaks peab tarkvara võimaldama erinevate kasutajate õiguste haldamist, sest raamatupidaja, juhataja ja müügitöötaja vajavad erinevaid vaateid.
2. Kasutajate arv ja rollid
Kui ettevõttes on mitu inimest, kes peaksid tarkvaraga tööd tegema, siis on oluline, et tarkvara toetaks mitut kasutajat. Näiteks müügimees sisestab arveid, raamatupidaja kontrollib ja kinnitab kirjendeid, juht aga vaatab aruandeid. Seega otsi tarkvara, kus saab määrata kasutajapõhiseid õigusi: keegi saab ainult vaadata, keegi saab muuta, keegi saab kinnitada.
Ühe kasutaja puhul (nt FIE) on see vähem oluline, kuid kui plaanid ettevõtet kasvatada, siis mõtle juba ette, kas tarkvara võimaldab hiljem kasutajaid lisada ilma, et peaksid tarkvara vahetama.
3. Pilvepõhine vs. kohalik tarkvara
Tänapäeval on enamik raamatupidamistarkvarasid pilvepõhised, mis tähendab, et andmed on kättesaadavad igal pool ja igal ajal. See on eriti oluline e-residentidele ja ettevõtetele, kus tiim töötab hajutatult. Pilvelahenduse eeliseks on ka see, et tarkvara uuendatakse pidevalt vastavalt seadusandlusele, mistõttu ei pea ise hoolitsema uuenduste eest.
Kohalik tarkvara võib olla odavam, kuid nõuab installimist, andmete varundamist ja ise uuendamist. See võib olla sobiv väikesele ettevõttele, kus on ainult üks arvuti, kuid kasvavas ettevõttes on pilvelahendus peaaegu alati parem valik.
4. Integratsioon pangakontodega
Üks suurimaid aja kokkuhoiu võimalusi on pangakonto automaatne sünkroniseerimine tarkvaraga. See tähendab, et pangakonto väljavõtted imporditakse automaatselt ja tarkvara pakub kirjendite soovitusi. Nii ei pea ise iga tehingut käsitsi sisestama, mis vähendab vigu ja säästab aega.
Kontrolli, kas tarkvara toetab sinu panga automaatset ühendust (nt pangalingi kaudu) või vähemalt lihtsat väljavõtete importi. See funktsioon on oluline nii FIE-le kui ka OÜ-le, sest tehingute hulk võib olla suur ja käsitsi sisestamine on ajamahukas.
5. Aruandlus ja maksuarvestus
Iga ettevõte peab esitama erinevaid deklaratsioone ja aruandeid. Tarkvara peaks toetama vähemalt käibedeklaratsiooni ja majandusaasta aruande koostamist. Lisaks on kasulik, kui tarkvara oskab arvutada ka sotsiaalmaksu, tulumaksu ja muid makse, sest see vähendab vigade riski.
FIE jaoks on oluline, et tarkvara arvestaks ettevõtluse tuludeklaratsiooni (E-vorm) ja oskaks kajastada ettevõtlusega seotud kulud. OÜ puhul on oluline, et tarkvara toetaks dividendide arvestamist ja väljamaksete kajastamist.
6. Arveldus ja müügiarved
Kui ettevõte tegeleb müügiga, siis on oluline, et tarkvara võimaldab koostada ja saata arveid. Hea tarkvara võimaldab luua arveid kiiresti, lisada arvele viitenumbri, maksetähtaja ja vajadusel ka erinevad käibemaksumäärad. Samuti on kasulik, kui tarkvara jälgib laekumisi ja saadab meeldetuletusi hilinenud maksete kohta.
FIE puhul võib piisata lihtsast arveldusmoodulist, kuid OÜ puhul on oluline, et arveldus oleks seotud pearaamatuga, et kõik müügid kajastuksid automaatselt raamatupidamises.
7. Laomajandus ja varud
Kui ettevõttel on laokaubad, siis on oluline, et tarkvara toetaks laoarvestust. See tähendab, et saad jälgida, mitu toodet on laos, millal on vaja juurde tellida ja kui suur on laovarude väärtus. Laomoodul on eriti oluline kasvavale ettevõttele, kus müügimaht kasvab ja käsitsi laoarvestus muutub ebausaldusväärseks.
8. Palgaarvestus
Kui ettevõttel on töötajaid, siis on palgaarvestus üks olulisemaid funktsioone. Tarkvara peaks oskama arvutada töötasude makse, koostada palgalehti ja esitada deklaratsioone. Palgaarvestus on keeruline ja vead võivad kaasa tuua trahve, seega on mõistlik valida tarkvara, mis on spetsialiseerunud Eesti palgaarvestusele.
9. Kasutajamugavus ja õppimiskõver
Isegi parim tarkvara on kasutu, kui seda on keeruline kasutada. Enne valiku tegemist proovi tarkvara tasuta prooviversiooni või vaata demosid. Pööra tähelepanu sellele, kui intuitiivne on kasutajaliides, kui kiiresti saad sisestada arveid ja kui lihtne on leida vajalikku infot. Samuti on oluline, et tarkvara pakub häid õppematerjale, näiteks videoõpetusi või kasutusjuhendeid.
10. Hind ja hinnamudel
Raamatupidamistarkvara hinnad on väga erinevad. Mõned tarkvarad on tasuta (nt väga lihtsad lahendused), teised maksavad mitu eurot kuus. Hinna kõrval vaata, mida see hind sisaldab: kas on piiramatu kasutajate arv, kas on integreeritud pangasünkroniseerimine, kas on tugi olemas. Mõnikord on odavam tarkvara piisav, kuid kasvavas ettevõttes võib lisafunktsioonide eest tasumine olla mõistlik investeering.
Näiteks arvekram.com pakub raamatupidamistarkvara, mis on mõeldud Eesti ettevõtetele ja toetab nii FIE-d kui ka OÜ-d. Kuid see on vaid üks näide turul olevatest lahendustest.
Kuidas teha lõplik valik?
Enne lõpliku otsuse tegemist tee nimekiri oma ettevõtte vajadustest ja prioriteetidest. Vasta järgmistele küsimustele:
- Kui palju tehinguid kuus keskmiselt on?
- Kui mitu kasutajat vajavad juurdepääsu?
- Kas on vaja laoarvestust?
- Kas on töötajaid ja vajadus palgaarvestuse järele?
- Kas on vaja arveldust ja müügiarvete haldamist?
- Kas on vaja integreerida pangakontoga?
- Milline on eelarve?
Seejärel võrdle erinevaid tarkvaralahendusi nende kriteeriumite alusel. Ära lase end mõjutada turundustrikkidest, vaid keskendu sellele, mis on sinu ettevõttele oluline.
Kokkuvõte
Raamatupidamistarkvara valik on strateegiline otsus, mis mõjutab ettevõtte igapäevatööd. FIE peaks otsima lihtsat ja soodsat lahendust, mis toetab ettevõtluse tuludeklaratsiooni. OÜ vajab täismahus lahendust, mis hõlmab kogu raamatupidamist. Kasvav ettevõte peaks mõtlema juba ette, kas tarkvara suudab kaasas käia kasvuga – nii kasutajate arvu, funktsioonide kui ka andmemahu mõttes.
Kui kahtled, küsi nõu oma raamatupidajalt või konsulendilt. Nemad teavad, millised nõuded on seadusest tulenevad ja millised on mõistlikud. Samuti loe kasutajate arvustusi ja küsi teistelt ettevõtjatelt kogemusi.
Pidage meeles, et raamatupidamistarkvara on vaid tööriist – oluline on, et see toetaks teie ettevõtte protsesse ja aitaks teil teha õigeid otsuseid.
Käesolev artikkel on mõeldud üldiseks informatsiooniks ega asenda professionaalset raamatupidamis- või õigusnõustamist. Enne oluliste otsuste tegemist konsulteerige vastava ala spetsialistiga.