Arve põhiandmed: mida peab Eesti ettevõte arvel kontrollima

Korras arve on iga ettevõtte raamatupidamise alus. Olgu tegemist FIE-ga, OÜ-ga või e-residendist ettevõtjaga, arve sisu mõjutab nii raamatupidamist, maksuarvestust kui ka suhteid kliendiga. Vale või puudulik arve võib põhjustada arusaamatusi, viivitusi ja isegi maksukohustusi. Selles juhendis vaatame läbi arve põhiandmed, mida iga ettevõtja peaks enne arve saatmist kontrollima, ning toome näiteid levinud vigade kohta.

Mis on arve ja miks selle sisu on oluline?

Arve on dokument, millega müüja teavitab ostjat tasumisele kuuluvast summast. Äriseadustik ja raamatupidamise seadus sätestavad, et arvel peavad olema teatud andmed. Nõuded tulenevad ka käibemaksuseadusest, kui ettevõte on käibemaksukohustuslane. Arve on tõend tehingu toimumise kohta ning alus raamatupidamiskannetele. Kui arvel on puudusi, võib see tähendada, et raamatupidaja ei saa kulusid õigesti kajastada või et ostja ei saa sisendkäibemaksu maha arvata. Seega tasub arve koostamisele ja kontrollimisele pühendada aega.

Arve kohustuslikud andmed

Igal arvel peavad olema vähemalt järgmised andmed:

Arve number – unikaalne ja järjestikune, et arveid oleks lihtne identifitseerida ja raamatupidamises kajastada.
Arve kuupäev – kuupäev, millal arve väljastati. See võib erineda teenuse osutamise kuupäevast.
Müüja nimi ja registrikood – ettevõtte täielik nimi ja registrikood (äriregistri kood). FIE puhul isikukood või registrikood, kui ta on end registreerinud.
Müüja aadress – asukoht, kus ettevõte on registreeritud või kust ta tegutseb.
Ostja nimi ja registrikood – kui ostja on ettevõte, siis tema nimi ja registrikood. Eraisiku puhul piisab nimest ja aadressist.
Teenuse või kauba nimetus – selge kirjeldus, mida müüdi. Näiteks "konsultatsiooniteenus mai 2026" või "sülearvuti mudel X".
Kogus ja ühik – mitu ühikut või tundi osteti (nt 5 tundi, 2 tk).
Ühiku hind – hind ilma käibemaksuta (netohind).
Käibemaksumäär – protsent (nt 20%, 9%, 5% või 0%). Kui ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane, siis märge "käibemaksuvaba" või "ei ole käibemaksukohustuslane".
Käibemaksusumma – arvutatud summa (netohind × maksumäär).
Müüja käibemaksukohustuslase registreerimisnumber – KMKR number, kui ettevõte on käibemaksukohustuslane.
Tasumise tähtaeg – kuupäev, millal ostja peab arve tasuma. See pole alati kohustuslik, kuid soovitatav.
Viiviseinfo – kui arvel on viivise klausel, tuleb see selgelt välja tuua.
Märge "arve" – selge pealkiri, et dokument on arve, mitte näiteks hinnapakkumine.

Mida kontrollida enne arve saatmist

Enne arve saatmist tasub üle vaadata järgmised punktid:

1. Arve number ja kuupäev

Kontrolli, et arve number on unikaalne ja loogiline. Kui kasutad raamatupidamistarkvara, genereerib see numbrid automaatselt. Kuupäev peab olema õige – see on oluline nii raamatupidamises kui ka maksuarvestuses. Näiteks kui arve kuupäev on vale, võib see mõjutada käibemaksu deklareerimise perioodi.

2. Müüja andmed

Veendu, et müüja nimi, registrikood ja aadress on õiged. Kui oled FIE, märgi oma nimi ja isikukood. Kui oled OÜ, siis äriregistri kood. Vale registrikood võib põhjustada probleeme raamatupidamises.

3. Ostja andmed

Kui arve on ettevõttele, peaks ostja nimi ja registrikood olema õiged. Kui ostja on eraisik, piisab nimest ja aadressist. Vale ostja nimi võib tekitada segadust ja raskendada raamatupidamist.

4. Kauba või teenuse kirjeldus

Kirjeldus peab olema piisavalt täpne, et oleks aru saada, mida müüdi. Näiteks "konsultatsioon" on liiga üldine – parem on "majanduskonsultatsioon mai 2026". See aitab vältida vaidlusi ja on oluline ka käibemaksu seisukohast.

5. Summad ja käibemaks

Kontrolli, et kogused, ühiku hinnad ja kogusummad on õigesti arvutatud. Käibemaksumäär peab vastama tehingule. Kui müüd erinevaid kaupu või teenuseid, võivad need olla erinevate maksumääradega – siis tuleb need arvel eraldi välja tuua. Näiteks kui müüd raamatut (9%) ja konsultatsiooni (20%), peavad need olema arvel eraldi ridadena.

6. Viitenumber ja makseteave

Kuigi viitenumber pole kohustuslik, on see praktiline maksete sobitamiseks. See on eriti oluline, kui töötad paljude klientidega. Samuti võid märkida pangakonto numbri, et ostja teaks, kuhu makse saata. Kontrolli, et kontonumber on õige – vale kontonumber võib põhjustada makse kadumise.

Levinud vead arvetel

Isegi kogenud ettevõtjad teevad mõnikord vigu. Siin on mõned levinumad:

Puuduv käibemaksukohustuslase number – kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, peab see number arvel olema. Selle puudumine võib muuta arve kehtetuks käibemaksu mahaarvamise seisukohast.
Vale kuupäev – näiteks arve kuupäev on enne teenuse osutamist, mis on lubatud, kuid võib tekitada segadust.
Ostja andmete puudumine – kui arvel pole ostja nime, ei saa raamatupidaja teada, kellele arve kuulub.
Käibemaksu summa valesti arvutatud – näiteks arvutatud 20% asemel 18%. See võib põhjustada lahkarvamusi ja maksuprobleeme.
Arve number puudub või on korduv – raamatupidamises peavad arved olema nummerdatud, et neid saaks jälgida.
Liiga üldine kirjeldus – "teenus" või "toode" ei anna piisavalt infot. See muudab raamatupidamise keeruliseks.

Kuidas arveid lihtsustada ja automatiseerida?

Paljud ettevõtted kasutavad raamatupidamistarkvara, mis genereerib arveid automaatselt. See vähendab vigade riski ja säästab aega. Tarkvara abil saad hallata arveid, jälgida maksetähtaegu ja koostada raporteid. Näiteks arvekram.com pakub arvelduse lahendusi, kuid võid kasutada ka muid tööriistu – oluline on, et süsteem toetaks õigeid andmeid.

Automatiseerimine ei tähenda, et sa ei peaks kontrollima. Iga arve tuleks enne saatmist üle vaadata, et vältida näiteks valesid summasid või puuduvaid andmeid.

Arve säilitamine ja raamatupidamine

Arveid tuleb säilitada vastavalt seadusele – tavaliselt 7 aastat. See kehtib nii paberkandjal kui digitaalselt. Raamatupidamises kajastatakse arveid vastavalt nende sisule: müügiarveid müügituluna, ostuarveid kuludena. Kui arvel on vigu, tuleb need parandada, näiteks kreeditarvega.

Kokkuvõte

Arve põhiandmete kontrollimine on iga ettevõtte igapäevane ülesanne. See aitab vältida raamatupidamisvigu, maksuprobleeme ja klientidega tekkivaid vaidlusi. Pea meeles, et arve on õiguslik dokument – see peab olema korrektne ja usaldusväärne.

Kui sul on küsimusi oma konkreetse olukorra kohta, pöördu professionaalse raamatupidaja või maksunõustaja poole. See juhend on mõeldud üldiseks teavituseks ega asenda individuaalset nõustamist.

Artikkel on informatiivne ega asenda professionaalset maksu- või õigusnõustamist. Enne oluliste otsuste tegemist konsulteeri asjatundjaga.